LAS PLANILLAS DE CÁLCULO Microsoft Excel

Así como el procesador de textos es una herramienta diseñada sobre todo para el procesamiento de palabras, la planilla de cálculo lo es básicamente, para la manipulación de números. Su utilización se extiende a:
☻ La realización de cálculos sobre la base del desarrollo de fórmulas
☻ La creación de gráficos, a partir de los datos introducidos en la planilla
☻ La gestión de la información mediante la aplicación de los elementos básicos de una base de datos: ordenar, localizar, seleccionar, etc.
Existe una gran oferta de este tipo de software, como el Excel, el Lotus 123, el Quattro Pro, etc. En este caso nos referiremos a la planilla de cálculo Excel, de Microsoft.

La ventana de Microsoft Excel

Como cualquier aplicación Windows, cuando se inicia una sesión de trabajo con la planilla de cálculo Microsoft Excel nos encontramos con una ventana que mostramos a continuación para luego describirla.

Partes de la ventanaBarra de título
Nos indica el nombre de la aplicación, y del documento en uso. Como el documento en uso aún no tiene nombre pues no ha sido guardado, podemos leer “Libro1” ya que éste es el nombre por omisión que Microsoft Excel da a sus documentos.


Barra de Menús
Contiene todos los comandos del Microsoft Excel. Desplegando cada uno de ellos nos encontraremos la lista de opciones de trabajo con el documento, agrupados según el concepto.


Barras de Herramientas
Constan de una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones sobre el documento dando un clic sobre ellos, sin necesidad de acceder al comando correspondiente en el menú. Por defecto en Microsoft Excel aparecen 2 barras de herramientas, la Estándar y la de Formato, respectivamente.


Barra de Fórmulas
Es donde se indica la posición del cursor en el documento de Microsoft Excel, y donde se ven y modifican los datos del mismo. Cuando tratemos el tema de Tipos de datos y Movimiento del cursor volveremos a hablar de esta barra.


Barra de Estado
Se encuentra en la parte inferior de la ventana y nos da, en la parte izquierda, información sobre la situación en que se encuentra el documento activo de Microsoft Excel; y en la parte derecha nos aclara si se encuentra activa alguna tecla del teclado.


Área de TrabajoEs la parte de la ventana de Microsoft Excel que contiene él o los documentos de trabajo en uso y que puede estar vacía en caso de que no haya ninguno abierto. Como veremos, los datos que necesitamos utilizar cuando realizamos una planilla de cálculo deberán ser introducidos en esta parte de la ventana. El o los documentos de Microsoft Excel se llaman LIBROS DE TRABAJO. Las partes del Libro de trabajo son:


☻ Área de datos
Es la parte central y más visible del Libro de trabajo y está formada por una retícula de color negro sobre fondo blanco llamada Hoja de cálculo. Cada uno de los casilleros que la componen se llama Celda.
Como se podrá observar en la imagen existe una celda con un recuadro más grueso. Pues bien, aquí es donde está ubicado el Cursor, es decir: el lugar en donde se insertarán los datos que se introduzcan mediante el uso del teclado. Por lo tanto, el cursor abarca la totalidad de una celda e indica que la misma se encuentra Activa.
☻ Etiquetas de hojas
Aquí es donde podemos seleccionar la hoja de cálculo con que queremos trabajar haciendo un simple clic sobre la etiqueta correspondiente siempre y cuando el número de hoja que deseemos se encuentre visible; en caso contrario deberemos utilizar los botones de desplazamiento que se encuentran en la parte izquierda. La hoja seleccionada es la que se encuentra activa.


* En el Microsoft Excel se pueden abrir hasta 255 hojas de cálculo. Cuando un nuevo libro se abre tendrá tantas hojas como lo disponga el menú HERRAMIENTAS / OPCIONES / GENERAL.


Algunos consejos para trabajar con hojas de cálculo♥ Por defecto, la hoja activa es la primera, en este caso, la Hoja 1. Puede activarse una hoja u otra sin más que hacer clic en la pestaña correspondiente. También pueden mantenerse activas varias hojas de cálculo al mismo tiempo, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se hace clic sobre las pestañas de otras hojas (si la hoja está activada, al hacer clic sobre su pestaña teniendo pulsada la tecla Ctrl, se desactiva y viceversa). Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas, se introducen también en las demás hojas activas, en las posiciones correspondientes.
♥ Si se presiona el botón derecho de mouse sobre alguna de las pestañas, se despliega el menú contextual, que nos permite insertar una nueva hoja de cálculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla, copiarla.
♥ La forma más sencilla de cambiar el nombre a una hoja de cálculo es hacer clic dos veces sobre la pestaña que lleva su nombre. El fondo de la pestaña pasa a ser negro, y se puede escribir directamente el nuevo nombre.
♥ Se puede cambiar el orden en el que aparecen las hojas de cálculo, haciendo clic y arrastrando con el mouse hasta la nueva posición.


☻ Barras de desplazamiento
Con ellas, tanto vertical como horizontalmente nos podemos desplazar a lo largo y ancho de la hoja activa.
☻ Títulos de columna
Una columna es un conjunto vertical de celdas. Cada columna tiene el nombre de una o dos letras partiendo desde la A hasta la IV sumando un total de 256.
☻ Títulos de fila
Una fila es un conjunto horizontal de celdas. Cada fila tiene el nombre de un número partiendo del 1 hasta el 65536.
☻ Nombres de las celdas
Cada una de las celdas del Microsoft Excel tiene un nombre formado por el de la columna que pertenece y luego por el de la fila en que se encuentra. Es decir: las celdas se llaman por ejemplo A1 y no 1A.
De todos modos, Microsoft Excel permite llamar a las celdas de otra manera. Vea el menú HERRAMIENTAS/OPCIONES/GENERAL y encontrará un estilo diferente de referencias a las celdas.


Movimiento del cursor


El presente título: “Movimiento del cursor”, en un manual de uso de cualquier otra aplicación que no sea una Planilla electrónica de cálculo, figuraría a posteriori del de: “Ingreso de datos” ya que normalmente para moverse hay que haber hecho “algo” primero. Sin embargo, en este tipo de aplicaciones nos podemos mover por el vacío.


Tipos de datos
Existen 3 tipos de datos que uno puede introducir dentro de la celda activa de Microsoft Excel.


* Texto
* Números
* Fórmulas


Estamos diciendo que estos 3 tipos de datos no pueden ser introducidos combinados dentro de una celda, es decir: solamente podremos insertar uno de ellos por celda.
Antes de introducir un dato cualquiera debemos decidir en qué celda queremos hacerlo, luego posicionarnos en dicha celda y verificar que en la barra de estado esté el cartel: Listo que nos indica que podemos proceder. Mientras estamos introduciendo el dato en cuestión, el cartel indicador de estado cambia a Introducir, el contenido del dato se comienza a ver en la celda activa y en la barra de fórmulas, y en esta última aparecen dos nuevos botones en su parte central.
Muy bien, ahora es el momento de terminar lo que estamos haciendo, es decir: confirmar la introducción del dato o arrepentirnos cancelando el proceso en que nos metimos para que el cartel indicador de estado vuelva a ponerse en Listo y volver a comenzar.


Introduciendo texto
Llamamos texto o rótulo a una cadena de caracteres que se introducen en una celda. Identificamos que hemos introducido un texto cuando, al confirmar, éste queda alineado a la izquierda de la celda.


Introduciendo números
Llamamos número o valor a un conjunto de caracteres numéricos que se introducen en una celda. En términos generales, nos estamos refiriendo a: los 10 dígitos numéricos; el carácter decimal; y los signos matemáticos como el menos (-), % o $. Identificamos que hemos introducido un número cuando, al confirmar, éste queda alineado a la derecha de la celda. Microsoft Excel acepta números hasta 15 dígitos.
Las fechas y las horas: no son otra cosa que números con un formato especial.


Introduciendo fórmulas
Llamamos fórmula a una expresión del tipo matemático que comienza con el signo igual (=), y que normalmente nos devuelve un valor numérico resultante de dicha expresión.
La introducción de fórmulas puede hacerse tanto en la barra de fórmulas como en la propia celda. La fórmula debe empezar con un signo igual (=) y a continuación, se irá construyendo utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Para introducir una fórmula se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar con el mouse la celda o la zona derecha de la barra de fórmulas.
2. Comenzar tecleando el signo igual. De esta forma, Excel ssabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una fórmula.
3. Teclear valores numéricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores. (+, -, *, /, etc.).
4. Terminar la introducción de la fórmula pulsando Enter (Intro)
Las funciones: fórmulas prediseñadas por Microsoft Excel para facilitar el trabajo del usuario.


Asistente de funciones
La mayoría de las fórmulas pueden necesitar uno o más argumentos. Si la fórmula contiene más de un argumento, éstos han de ir separados por el carácter punto y coma (;). Al escribir una fórmula no se deben incluir espacios en blanco, a no ser que vayan entre comillas. Ante la dificultad de escribir ciertas fórmulas muy complejas, disponemos del Asistente de funciones, que nos facilita este trabajo y nos guía en el proceso, ya que dispone de una gran contidad de fórmulas prediseñadas.
Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo se puede seguir el siguiente proceso:
1. Seleccionar la celda en la que se desee introducir la función (celda activa)
2. Hacer clic sobre el botón Asistente de funciones, que nos abrirá un cuadro de diálogo. A través de él elegiremos la función que deseamos utilizar. En cuadros de diálogo posteriores se podrán elegir los argumentos.
3. Existen distintas categorías de funciones disponibles en Microsoft Excel. Estas categorías clasifican el gran número de funciones disponibles en grupos más reducidos, por ejemplo, Financieras, Fecha y Hora, Matemáticas y Trigonométricas, Estadísticas, Lógicas, etc. También se nos muestra una lista de las funciones utilizadas recientemente. En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una breve descripción de la función seleccionada, así como de sus argumentos.
4. Después de seleccionar la función deseada se hace clic en el botón Aceptar, y se siguen las instrucciones del Asistente de funciones en el siguiente cuadro de diálogo que aparece, que permite definir los argumentos.
5. Al completar este cuadro, se hace clic en el botón Aceptar, para completar la función e insertarla en la celda activa.

Modificando datosCuando hemos introducido un dato cualquiera y necesitamos modificarlo, obviamente no es necesario que lo volvamos a introducir todo nuevamente. En consecuencia lo que debemos hacer es entrar en el proceso de Modificar datos. Esto puede hacerse haciendo doble clic en la celda donde se introdujeron los datos, o bien en la barra de fórmulas, donde se muestra el contenido de la celda activa.

Metodología de trabajo con planillas

Cada persona tiene su manera particular de trabajar, pero en principio podemos decir que cuando se trabaja con planillas de cálculo existe un método tradicional que se resume al siguiente ciclo:
1. Introducción de datos numéricos y de texto.
2. Establecimiento de formatos básicos (como anchos de columna, altos de fila, porcentajes, formatos de fecha y hora, etc.) que nos permitan la correcta visualización de los datos introducidos.
3. Introducción de fórmulas y copiado de las mismas.
4. Asignación de formatos numéricos específicos.
5. Acabado final de la planilla en cuanto a presentación (colores, fuentes, bordes, etc.)
6. Realización de gráficos, si es el caso.
7. Preparación de impresión.

Las 3 premisas básicas

1. No se deben confundir los contenidos de una celda con los formatos de ella.
Muchas veces, principalmente en el caso de datos numéricos específicos como fechas y horas, Microsoft Excel asigna formatos a las celdas sin nuestra intervención. Para no entrar en la confusión mencionada es preciso recordar siempre los 3 tipos de datos posibles que pueden introducirse en una celda. Por ejemplo, muchas veces la longitud de la celda no permite ver todo el contenido, que sí puede verse en la barra de fórmulas.

2. Todo lo que hacemos con una planilla electrónica de cálculo lo hacemos en bloques o rangos.
Un bloque o rango es un conjunto de celdas que hemos seleccionado, y así como cada celda tiene un nombre, los bloques también tienen nombre. El nombre de un bloque comienza con la celda superior izquierda del mismo y termina con la celda inferior derecha, separados por el símbolo de los dos puntos (:). Por ejemplo, el rango E8:F12
Una celda activa (por ejemplo: J9) también puede ser un bloque si en lugar de sólo expresar su nombre nos referimos a ella como J9:J9.

3. Cuando introducimos fórmulas, y en ellas existen direcciones o nombres de celdas, estos están expresados en términos relativos.
Este concepto de relatividad tiene efecto fundamental para el entendimiento de la metodología de trabajo con planillas electrónicas de cálculo como el Microsoft Excel.

Relatividad de contenidosEste concepto, referido a la introducción de fórmulas, significa que en dicha fórmula no debemos incluir valores numéricos como factores de la operación matemática que realizamos, sino las direcciones de celda donde se encuentran dichos valores numéricos, de manera que al modificar los datos se produzca un cambio en el resultado de la expresión.

Relatividad de posiciones
Esta segunda parte del concepto de relatividad referido a la introducción de fórmulas significa que es de vital importancia la celda activa donde estamos ingresando la expresión. Cuando se introduce una fórmula, por ejemplo si en la celda D2 se introduce la fórmula =(B2+C2)/2, el programa interpreta lo siguiente:

=(2 a la izquierda + 1 a la izquierda)/2
Ya que B2 se encuentra 2 celdas a la izquierda de D2, y C2 a 1 celda a la izquierda

Cuando queremos trasladar la fórmula para el resto de la columna D, debemos simplemente copiarla, quedando para la celda D3 =(B3 + C3)/2, ya que se sigue interpretando la expresión subrayada.

Copiar y PegarCuando queremos que el contenido (no el formato) de una celda cualquiera se repita en otra estamos necesitando ingresar en el proceso de copiar y pegar que como su nombre lo indica tiene 2 etapas: origen y destino.
a) Señalamos el bloque de celdas que queremos copiar, es decir el bloque de origen. Una vez hecho activamos el menú EDICIÓN/COPIAR.
b) Señalamos el bloque en donde queremos que se copien los datos, es decir el bloque de destino. Una vez hecho activamos el menú EDICIÓN/PEGAR.

Otra forma consiste en seleccionar la celda origen y mediante el puntero de copiado (+), que se obtiene situando el mouse en el punto que está en la esquina inferior derecha de la celda, arrastarla cubriendo el rango deseado.

ABSOLUTIZACIÓN DE CELDAS:

Absolutizar celdas significa quitarle el concepto de relatividad posicional a una dirección que se encuentra incluida en una fórmula. Dicho en otras palabras, consiste en mantener constante una dirección de celda o parte de ella, a fin de que no se modifique al copiar la fórmula.
La metodología para realizar la absolutización es la siguiente:
El signo $ delante del nombre de la columna, y el signo $ delante del nombre de la fila (siempre referidas a la dirección de la celda en cuestión) no altera el resultado para la celda en que estamos ubicados, pero en el proceso de copiado y pegado, evita que funcione la relatividad posicional, y la dirección de celda absolutizada queda fija en el bloque destino.
No es necesario introducir estos signos a mano, sino que podemos introducirlos colocando el cursor inmediatamente después de la dirección de celda que deseamos absolutizar y presionando la tecla F4, lo harán automáticamente. Si presionamos sucesivamente dicha tecla, el signo se ubica delante de la columna y la fila, sólo de la columna, sólo de la fila o se quita.

REFERENCIA CIRCULAR

Una referencia circular se produce cuando en la celda activa introducimos una fórmula con una dirección de celda, donde a su vez hay otra fórmula que incluye la dirección de la celda activa. Por lo tanto, ambas fórmulas dependen una de la otra y la operación matemática es imposible de resolver, ya que se entra en un "círculo vicioso" llamado por Microsoft Excel, "referencia circular".