EL PROCESAMIENTO DE PALABRAS Microsoft Word

Los procesadores de texto o procesadores de palabras facilitan la labor de escritura al permitir la confección, la corrección y la obtención de documentos con calidad marcadamente superior a la que ofrece la máquina de escribir. Para obtener un texto con un procesador de palabras, deben considerarse las siguientes instancias:
¨ El tipeado del texto
¨ La edición del texto
¨ El formato del documento
¨ La revisión del documento
¨ El almacenamiento del archivo en disco
¨ La impresión del documento

Al ejecutar un procesador de textos, como Microsoft Word, encontraremos una pantalla similar a cualquier ventana de Windows, pero que además consta de otros elementos, como regla, punto de inserción, barras de herramientas; que hacen posibles los pasos descriptos anteriormente.

TIPEADO Y ALMACENAMIENTO DEL TEXTO

Es más sencillo ingresar un texto con un procesador de palabras que con una máquina de escribir. A medida que se escribe, el punto de inserción se desplaza hacia la derecha y el texto se ajusta automáticamente entre los márgenes izquierdo y derecho. En los casos en que una palabra exceda el espacio disponible en el renglón, el procesador la coloca completa en el renglón siguiente. Por lo tanto, no se debe presionar la tecla Enter al final del renglón, sino sólo cuando finaliza un párrafo.

Para desplazar el punto de inserción, se utilizan las teclas de desplazamiento del cursor o el mouse, nunca la barra espaciadora.

A medida que se tipea un texto, éste es almacenado en la memoria RAM, aun cuando no se visualice completamente en pantalla. Como esta memoria es transitoria, resulta necesario guardar el texto producido en disco, es decir, crear un archivo que permita recuperar el texto más tarde. La extensión que automáticamente se agrega a los archivos de Word es DOC, por ejemplo; ESCRITOS.DOC.

¿Guardar o guardar como...?
Ambas opciones almacenan un documento en disco generando un archivo cuyo nombre y ubicación en determinada carpeta o unidad es elegido por el usuario. La ubicación por defecto es la carpeta MIS DOCUMENTOS. Su extensión, (si no se modifica) es DOC.
Guardar
Se utiliza para dar nombre por primera vez a un archivo (en cuyo caso nos remite a la ventana Guardar como...), y también en los casos en que se quiere almacenar una versión actualizada sin cambiar el nombre ni ubicación.
Guardar como...
Se utiliza en los casos en que se desea guardar un archivo (modificado o no) con otro nombre, o bien almacenarlo en otra unidad o directorio.

DISEÑO DE LA PÁGINA

La apariencia de un documento queda determinada por:
¨ El tamaño del papel
¨ La orientación de la página (horizontal o vertical)
¨ Los márgenes (izquierdo, derecho, superior e inferior)
¨ El encabezamiento y el pie de página
¨ La numeración de las páginas
¨ El interlineado (simple, doble, etc.)
¨ El uso de columnas de estilo periodístico.

Estos atributos pueden variar dentro de un mismo documento, dividiéndolo en secciones. Una sección es una parte del documento en la que se establecen ciertas opciones del formato de una página.

Configuración de la página
El tamaño y la orientación de cada página del archivo se establecen con la opción Configurar página (Page Setup) del menú Archivo. Esta determinación se ajusta a la característica del papel que se va a imprimir.
Otras opciones dentro de Archivo/Configurar página son:
Márgenes: el margen es la distancia desde el comienzo del texto hasta el borde del papel. La configuración de los márgenes determina el ancho y el alto del área principal del texto. El encabezamiento se imprime en el área que deja el margen superior. El pie de página, en el área que deja el margen inferior. El número de página, puede imprimirse tanto en el área del margen inferior como el del superior.
Tamaño del papel: especifica sus dimensiones. Las más comunes son: A4 (210 x 297 mm), CARTA (216 x 279 mm) y OFICIO (216 x 356 mm).

IMPRESIÓN DEL DOCUMENTO

Antes de imprimir un documento es aconsejable conocer y utilizar las posibilidades que ofrecen los procesadores de texto para visualizar todos los detalles del documento. Éstos tienen opciones como Vista preliminar o Presentación preliminar, que permiten mostrar el documento en pantalla con el mismo aspecto que tendrá cuando se lo imprima.
De esta manera, se puede controlar que los márgenes, encabezamientos, pie de página, números de página, etc., se encuentren dentro del área de impresión.
Al emitir la orden de impresión, el formato del documento se traduce a un conjunto de instrucciones. Luego, el código se envía a la impresora, la que interpreta las instrucciones y se genera el documento impreso. Éste puede incluir el documento completo, sólo algunas páginas o un área seleccionada, según la orden que dé el usuario.


COMPAGINACIÓN Y DISEÑO

La función principal que realiza un procesador de textos es la edición de documentos, lo cual implica redistribuir y organizar su contenido por medio de la modificación del texto. Modificar un texto significa borrar o agregar caracteres, palabras o párrafos, mover o duplicar párrafos en el mismo documento o en otros, etc.
Una vez editado, se puede modificar el aspecto del documento en forma sencilla para otorgarle una buena presentación.

EDICIÓN DE TEXTOS

La edición comprende diversas acciones para una selección del texto sobre el que se efectuarán las modificaciones, que pueden ser de supresión, traslado, copiado o inserción.

Selección del texto
La selección de un texto se puede realizar con el teclado o con el mouse. Para ello, se coloca el puntero de inserción al comienzo de un texto y luego:
Si se trabaja con el teclado, se presionan simultáneamente la tecla Shift (Mayúsculas) y una de las teclas de desplazamiento del cursor (flechas), hasta donde se quiera seleccionar.
Si se trabaja con el mouse, éste debe arrastrarse hasta visualizar en forma resaltada el texto deseado.
Otra forma de seleccionar con el mouse, es cliquear en el margen izquierdo del texto, con el puntero en modo de selección de textos (flecha orientada hacia la derecha), donde un clic selecciona la línea, dos clics un párrafo y tres todo el texto.
Para seleccionar todo, también se utiliza la combinación de teclas Control (CTRL) y E, o bien en el Menú Edición, la opción Seleccionar todo.
Supresión de textos:
Para suprimir el texto seleccionado, podemos elegir en el Menú Edición la opción Cortar, o bien hacer un clic sobre el ícono correspondiente en la Barra de Herramientas. También podemos encontrar el ícono de Cortar en el Menú Contextual que se abre al presionar el botón derecho del mouse. Otra posibilidad es utilizar la tecla Suprimir (SUPR o Del) en el teclado.
Al cortar un texto, éste desaparece de la pantalla pero no se borra de la memoria RAM: queda guardado provisoriamente en el portapapeles. Esta memoria temporaria permite que el texto sea utilizado nuevamente en acciones posteriores de traslado o de copiado. Al ejecutarse esta acción, se activa el ícono Pegar.
Traslado e inserción:
Para trasladar la selección, luego de suprimirla de su ubicación original, se debe llevar el puntero de inserción hacia la nueva posición y luego elegir del Menú Edición la opción Pegar o hacer clic sobre el ícono correspondiente en la Barra de Herramientas o en el Menú Contextual.
Copiado:
Para copiar o duplicar un texto, éste debe ser seleccionado y luego hay que elegir en el Menú Edición la opción Copiar, o hacer clic en el ícono correspondiente de la Barra de Herramientas. Podemos encontrar también el mismo ícono en el Menú Contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del mouse. Al realizar esta acción, el texto seleccionado se almacena en el portapapeles. Luego, se debe ubicar el puntero de inserción en la nueva posición en la que queremos insertar el texto, y se elige en el Menú Edición la opción Pegar, o bien se elige el botón Pegar en la Barra de Herramientas.

Las acciones de traslado y de copiado pueden realizarse de un documento a otro. Con ese fin, deben abrirse simultáneamente ambos documentos y cada uno de ellos ocupará una ventana. El texto que se quiere trasladar o copiar se selecciona de uno de los documentos (ventana activa), se guarda en el portapapeles y por medio de la opción Ventana en la Barra de Menúes, se activa el otro documento. Luego se elige en el Menú Edición la opción Pegar, y el texto cortado o copiado aparece en ese último documento. Si se quieren visualizar ambos documentos a la vez, se utiliza el comando Organizar todo del Menú Ventana, el cual divide la pantalla en tantas partes como ventanas abiertas haya.

FORMATEO DE TEXTOS

Las órdenes de formateo de texto permiten modificar el aspecto de un documento, es decir, otorgan una forma particular a sus caracteres, a sus párrafos, etc.

Formato de fuente:
Está dado por la elección de la fuente (tipo de letra y su tamaño) y la aplicación de estilos. Cada fuente posee un nombre que la identifica, por ejemplo Times New Roman es el diseño utilizado por el periódico londinense del mismo nombre; Courier New es el diseño empleado por las máquinas de escribir estándar; Symbol es la fuente cuyo diseño incluye los caracteres griegos y los símbolos matemáticos más usados.
Los estilos son prácticamente los mismos para todas las fuentes, es decir, que cualquier fuente puede ser representada normalmente en:
¨ Normal
¨ Negrita
¨ Cursiva
¨ Negrita cursiva.

Además de estos estilos, pueden aplicarse otros atributos, como subrayado, color, sombra, contorno, etc. Éstos pueden aplicarse en la opción Fuente del menú Formato.
Una forma rápida de aplicar una fuente determinada, especificar su tamaño y darle un estilo consiste en seleccionar el texto y hacer clic en los botones correspondientes de la barra de herramientas.

Formato de párrafos
Alineación:
¨ A la izquierda: significa que todos los renglones comienzan exactamente en el margen izquierdo (o en la sangría izquierda), sin importar la relación que guarden con el margen derecho (o con la sangría derecha.
¨ A la derecha: significa que todos los renglones terminan exactamente en el margen derecho (o en la sangría derecha); no se tiene en cuenta la relación que guardan con el margen izquierdo (o con la sangría izquierda).
¨ Justificado: en cada renglón se añadirán los espacios necesarios para conservar simultáneamente la alineación a la izquierda y la derecha.
¨ Centrado: significa que en cada línea las distancias a los márgenes (o a las sangrías) izquierdo y derecho son iguales.

La sangría aplicada a un párrafo fija la distancia entre el texto y los márgenes izquierdo y derecho. También existen las sangrías especiales (primera línea y francesa) Todas ellas pueden aplicarse a través de la ficha sangrías y espacios del menú Formato/Párrafo y también a través de los botones correspondientes en la regla que aparece en la parte superior del área de trabajo de Microsoft Word.
Las marcas de fin de párrafo (¶) son algo más que señales indicadoras de que se activó la tecla Enter: contienen toda la información del formato que se aplicó a ese párrafo, como por ejemplo, la alineación, las sangrías, los bordes.
Para mantener el formato de un párrafo al copiarlo o trasladarlo se debe incluir en la selección la marca de fin de párrafo.

También es posible aplicar tabulaciones con Formato / Tabulaciones, que además permite aplicar caracteres de relleno (puntos, rayas, etc.). Una vez fijados los marcadores, para tabular un texto sólo basta con presionar la tecla Tab.

Bordes y sombreado:
Para aplicar bordes y efectos de sombra a un párrafo, con opciones de color y trama, se debe seguir la secuencia Formato / Bordes y sombreado.

Corrección de un documento:
La corrección ortográfica de un documento se hace por medio de un diccionario incorporado al programa. Gracias a éste, el procesador de palabras detecta las palabras que no reconoce y propone los reemplazos. El usuario puede aceptar la corrección, ignorarla o validar la incorporación de nuevos términos en el diccionario.
La sugerencia de reemplazos se realiza con algoritmos que comparan patrones de grupos de caracteres similares. Dada la complejidad de los métodos de tratamiento de cada idioma y, en especial, de la lengua española, a veces no se reconocen palabras o se sugieren palabras inapropiadas.

FUNCIONES AVANZADAS
TABLAS

El uso de tablas proporciona al documento un estilo objetivo e informativo. Además éstas imponen una estructura al texto que permite recorrer el mensaje en dos sentidos: horizontal y vertical. La información se presenta así, ordenada y clasificada. Las tablas hacen legible un escrito, permiten separar lo que no debe ir junto y unir lo que sí debe estarlo, resaltar conceptos importantes, etc.
Una tabla consta de filas y columnas. La intersección de ambas se denomina celda. Una celda puede contener números, textos o gráficos. Si se aplican convenientemente bordes y sombreados, una tabla puede adquirir el aspecto de un formulario.
Existe una opción del menú exclusiva para trabajar con tablas. Para crear una, la secuencia es Tabla / Insertar tabla, o bien se hace clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas. En ambos casos de debe definir la cantidad de filas y columnas deseadas. También pueden dibujarse manualmente utilizando la barra de Tablas y bordes, que se despliega al hacer clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas.
Al trabajar con tablas, se pueden realizar distintas acciones, las cuales se describen en el menú:
¨ Seleccionar (fila, columna, tabla): una vez insertada la tabla, antes de comenzar a trabajar con ella se la puede seleccionar, entera o en partes, utilizando el mouse o las opciones de selección del menú.
¨ Insertar, eliminar, combinar, dividir: estas opciones permiten manipular grupos de celdas. Con ellas se pueden agregar filas o columnas o bien agrupar o dividir celdas.
¨ Autoformato de tablas: establece un formato automáticamente según modelos preestablecidos.
¨ Ordenar: permite establecer distintas prioridades de ordenamiento (alfabético, numérico, cronológico)

COLUMNAS DE ESTILO PERIODÍSTICO

Un documento (texto, tablas, gráficos) puede presentarse en columnas de estilo periodístico, las cuales pueden tener o no el mismo ancho; a su vez, a lo largo del documento, la cantidad de columnas en las que se dispone su contenido puede variar. Para modificar el ancho de cualquier columna, se arrastra el marcador sobre la regla hasta obtener la medida deseada.
Al trabajar con columnas, se observa que el texto se desplaza desde la parte inferior de una de ellas para continuar en la parte superior de la siguiente.
El procesador de palabras dará formato de columna a toda la sección del documento donde se encuentra el puntero de inserción, al hacer clic en la barra de herramientas sobre el botón correspondiente, o bien ejecutando la secuencia Formato / Columnas...
En el primer caso, se debe señalar con el mouse la cantidad de columnas deseadas, y todas tendrán el mismo ancho. En el segundo caso, aparecerá un cuadro de diálogo en el cual se podrá determinar la cantidad y el ancho de las columnas, la distancia de separación entre ellas y la aplicación de este formato a una parte o a la totalidad del documento.
Si se desea aplicar columnas a sólo una parte determinada del texto, deberá entonces seleccionarse previamente el texto elegido.

INSERCIÓN DE IMÁGENES

La incorporación de imágenes en un texto cumple distintas funciones, por ejemplo, clarificar un concepto, embellecer la página, ornamentar o ilustrar un texto escrito. Otras veces se incorpora una imagen para atraer la atención del lector o para realizar representaciones simbólicas, como en el caso de los logotipos.
Existen dos formas de insertar gráficos, imágenes o dibujos en general: importándolos o copiando la imagen almacenada en el portapapeles.
¨ Para importar un gráfico generado por otra aplicación, se debe ejecutar la secuencia Insertar / Imagen. Esto nos lleva a un menú en el que debemos indicar la aplicación, luego de lo cual se desplegará un cuadro de diálogo, donde se deberá indicar el nombre del archivo que contiene la imagen.
¨ Para almacenar una imagen en el portapapeles se debe activar la aplicación en la cual ésta se generó, seleccionarla y copiarla. Luego se accede al procesador de palabras y se la pega en la posición deseada. El punto de inserción determina el lugar del documento donde se ubicará la imagen.
¨ Para cambiar el tamaño de una imagen se la selecciona haciendo clic sobre ella, y mediante el mouse se posiciona el puntero del mouse en los nodos que aparecerán. El puntero tomará la forma de una doble flecha, la que nos indica que al arrastrar se modificará el tamaño.

HERRAMIENTAS DE DIBUJO

La barra de herramientas de Dibujo permite no sólo dibujar sino también manipular y dar formato a todo tipo de ilustración. Para visualizarla podemos hacer clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas o bien a través del menú Ver / Barras de herramientas / Dibujo.
A través de la barra, se puede seleccionar objetos, girarlos, trazar cuadros de texto, figuras geométricas, líneas y flechas. También se pueden insertar objetos de Word Art (formatos de fuente prediseñados), color de relleno y de línea.
Presenta además, dos menús, Dibujo y Autoformas. El menú Dibujo despliega un conjunto de acciones básicas como agrupar, desagrupar, ordenar, alinear, girar.
El menú Autoformas contiene líneas, figuras geométricas, flechas de bloque. Una vez elegida la forma, se hace clic sobre ella y se arrastra con el mouse hasta obtener el tamaño deseado. Si se quiere adjuntar un texto, se debe hacer clic sobre la forma elegida y presionar el botón derecho del mouse y se elige Agregar texto en el menú contextual.
El botón Word Art de la barra de herramientas Dibujo permite agregar efectos especiales al texto, por ejemplo, sombreado, asimetría, estirado, etc,. Una vez insertado un elemento de Word Art, aparece la barra de herramientas en la que encontramos entre otros, un botón que nos permite elegir la forma del texto.