INTRODUCCIÓN AL MANEJO DE BASES DE DATOS: ACCESS

¿CÓMO ORGANIZAMOS LOS DATOS PARA OBTENER INFORMACIÓN?

Al utilizar un programa específicamente diseñado para el procesamiento de textos, se pueden introducir datos en un documento y disponerlos en forma de tabla. También es posible efectuar una serie de operaciones elementales sobre esos datos; por ejemplo: realizar búsquedas de cadenas de texto en el documento; incrustar y vincular objetos; incluir otras tablas, imágenes y gráficos generados mediante otras aplicaciones, etc.
Si, en cambio, trabajamos con un programa como la planilla electrónica de cálculo, contamos con la ventaja de utilizar celdas, asignarles un contenido y obtener, a partir de esos datos, mediante fórmulas y funciones, el contenido de otras celdas de la hoja de cálculo. Pero suele resultar muy complejo el proceso de reutilizar los datos de una planilla para resolver otros problemas distintos de los que le dieron origen.
La tarea que lleva a cabo un sistema de gestión de bases de datos relacional pone a nuestra disposición una amplia gama de posibilidades para la manipulación de datos. Podemos realizar búsquedas en las que se involucren varios archivos y diferentes tablas contenidas en ellos, actualizar uno o más datos mediante una sola instrucción, generar informes, etc.
Tanto los programas para el procesamiento de textos como las planillas electrónicas pueden funcionar eficientemente para resolver problemas sencillos y con pocos datos; sin embargo, cuando se trabaja con gran cantidad de datos, la gestión de varios archivos de documento u hojas de cálculo independientes resulta tediosa y compleja. Incluso puede suceder que se exceda el límite de memoria del sistema o los límites de almacenamiento de datos permitidos por el programa.
El sistema de gestión de bases de datos Access emplea un lenguaje denominado SQL para la obtención de la información que se requiere. Permite definir consultas gráficas sobre la base de datos mediante secuencias de acciones sencillas, como seleccionar, hacer clic, arrastrar y soltar...
Algunas de las características más distintivas de Access son:
- Los únicos datos que se almacenan en tablas son los datos básicos, y para cualquier operación que se deba realizar sobre ellos se utilizará una consulta, un formulario o un informe; de esta forma, se mantiene un único almacenamiento de datos en memoria que puede utilizarse y reutilizarse para resolver distintos problemas que los involucren.
- Cuando se modifica la información básica, automáticamente quedan actualizados los informes, consultas y formularios relacionados.
- Es posible definir una forma de trabajo que permita que varios usuarios puedan compartir y actualizar datos, mientras que en una hoja de cálculo o documento, sólo una persona puede actualizarlos.

Una base de datos relacional es un sistema ideado para el manejo de datos organizados en una o varias tablas relacionadas entre sí. Un modelo relacional es, entonces, aquel en el cual los datos se almacenan en varias tablas separadas, las que se vinculan entre sí por medio de relaciones. Estas relaciones hacen posible ingresar datos en una tabla y conectarlos con uno o más registros de otra tabla mediante un campo identificado como campo conector de datos.

BASES DE DATOS

Las bases de datos son la piedra fundamental del futuro procesamiento de los datos, en consecuencia es necesario, ya sea para una empresa o institución, obtener datos exactos y oportunos para después generar información confiable.
Se puede concebir a la base de datos como un receptáculo en el que un organismo guarda todos los datos procesables y al cual acuden los diversos usuarios. Éste puede estar concentrado en un lugar determinado o puede estar distribuido en diferentes lugares físicos, interconectados mediante un sistema de telecomunicación. A las bases de datos tienen acceso programas de la más diversa índole.

LA BASE DE DATOS PUEDE DEFINIRSE COMO UNA COLECCIÓN DE DATOS INTERRELACIONADOS ALMACENADOS EN CONJUNTO SIN REDUNDANCIAS INNECESARIAS, QUE PUEDEN SER ACCEDIDOS POR DIFERENTES USUARIOS DE DIVERSAS FORMAS O VISTAS, SEGÚN LAS NECESIDADES.

Los datos deben hallarse a mano y ser fáciles de usar, debe representar una solución y no un obstáculo. El valor de este recurso depende de su accesibilidad, precisión, oportunidad y disponibilidad. Algunos registros se duplican para facilitar la reconstrucción de la base en caso de daño accidental, por eso se habla de evitar las redundancias innecesarias, que pueden resultar perjudiciales. La base de datos debe prestarse a una fácil reestructuración, en caso de que haya que agregar nuevos datos o utilizarla para nuevas aplicaciones.
En la estructura de una base de datos, son muy importantes los conceptos de Campo, Registro y Archivo.

- Campo: es la mínima unidad de información o simplemente un dato, una característica, un adjetivo de un objeto.
- Registro: es el conjunto de las características de un objeto, o un conjunto de campos referidos a un mismo objeto o entidad.
- Archivo: se puede definir como un conjunto de datos o información almacenado en forma permanente bajo un nombre determinado, o también como un conjunto de registros (éste es el más utilizado)


Dentro de una estructura de base de datos, definimos al campo en tres partes:

Nombre: es la identificación única del campo. Es conveniente que haga referencia al contenido, para evitar interpretaciones erróneas. Es de libre elección para el diseñador de la base de datos, teniendo en cuenta que no es posible la utilización intermedia de espacios en blanco ni símbolos especiales.
Tipo: identifica las características de los datos almacenados. Los campos pueden ser de tipo Numérico, Texto, Lógico (V o F), Fecha, Memo, Objeto OLE (gráficos, fotos).
Longitud: es la cantidad máxima de posiciones habilitadas para cada campo. Es fija, y debe ser definida por el autor de la base. Sin embargo hay un único campo de longitud variable, el campo Memo.

DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE BASES DE DATOS


Un sistema de bases de datos es un conjunto de diferentes estructuras físicas, que se van interrelacionando según las necesidades del usuario. Del buen diseño de una base de datos depende la eficiente utilización de la misma.
El diseño depende pura y exclusivamente del uso que uno quiera darle, no existe una receta única. Al hablar de diseño, nos estamos refiriendo al bosquejo o "dibujo" de la misma, con toda la estructura, nombres de campo, tipo y longitud de los mismo, como también la necesidad de definir la creación de una o más bases de datos para un manejo más eficiente.



ETAPAS EN LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE BASE DE DATOS: ANÁLISIS, DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y CONTROL


Análisis

Es una de las etapas de mayor importancia, ya que a partir de ésta, tomaremos conocimiento de las necesidades del usuario y de la organización.
Para llevar a cabo esta etapa, se utilizan una variedad de herramientas, entre las que podemos citar:
- Encuestas: se pueden realizar al personal en general, ya sea jerárquico o usuario.
- Visualización del lugar: no sólo en cuanto lo físico, sino de las tareas que se realizan allí y de qué modo.
- Asesoramiento: por el personal de la empresa.

Esta etapa no se considera finalizada al diseñar la base de datos, sino que se puede volver sobre ella, ya que la base esta en constante rediseño, hasta resolver todas las dudas que se presenten.


Diseño

Es también de gran importancia, ya que un mal diseño hace que se invalide todo el trabajo anterior. Partiendo de la información de la etapa de Análisis, y habiendo sacado las conclusiones correspondientes, se procede a realizar el diseño físico de las bases.
- Se establece la cantidad de bases de datos a generar. Se debe tener en cuenta que para un mejor manejo, es preferible una gran cantidad de bases de datos de menor tamaño que una única base de datos de gran tamaño.
- Los datos serán agrupados por afinidad, para lo cual hay que tener en cuenta la organización de la empresa, y su uso por las diferentes áreas.
- Definición del nombre de los campos a utilizar, es importante que sea un nombre representativo del contenido del campo.
- Elección del tipo de campo.
- Definición de la longitud del campo, es un tema importante ya que puede determinar que la información permitida sea demasiado restringida o que ocupe un excesivo lugar físico en el soporte de almacenamiento.
- Presentación de la base de datos al usuario, para su aprobación en cuanto al manejo de los datos.
- Generación de la base de datos a través de un programa administrador de bases de datos, teniendo en cuenta la capacidad de almacenamiento del soporte físico donde se creará.
- Nuevo análisis y posible rediseño.

Implementación

Podríamos definir la presente etapa como la puesta en marcha de todo el proceso, donde se harán los ajustes necesarios para el eficiente funcionamiento del todo el sistema de bases de datos. A partir de esta etapa se evaluarán las falencias de la misma y las necesidades de rediseño.
- Entrenamiento del personal
- Carga de los datos
- Contralor de los datos ingresados
- Verificación de la consistencia de los datos

Control

Esta etapa comienza con la de análisis y se extiende en el tiempo en forma constante.



OBJETOS DE LA BASE DE DATOS


Podemos decir que una base de datos es un conjunto de datos y objetos relacionados con un tema o propósito determinado. Una base de datos está formada por distintos objetos:

- Tablas: unidad donde se almacena el conjunto de datos de la base de datos.

LA TABLA ES LA ESTRUCTURA BÁSICA DE UN SISTEMA DE BASES DE DATOS

Éstos estarán organizados en filas y columnas. Hay cierta similitud con la presentación de una planilla de cálculo, donde:
- Cada fila corresponde a un registro.
- Los registros se dividen en campos (columnas)
- Los campos se componen del nombre de campo (fijo para todos los registros) y el dato (variable)

El conjunto de campos conforma el registro, y el conjunto de registros conforma la tabla.

- Consultas: se utilizan para mostrar, modificar y analizar datos de una o más tablas siguiendo distintos criterios. A la información proporcionada por una consulta se la denomina hoja de respuestas dinámica, porque cualquier dato que se modifique sobre ella será automáticamente actualizado en las tablas de origen.
- Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de forma más cómoda y atractiva. Su finalidad puede ser la presentación y edición de la información contenida en la base de datos, el ingreso de datos, etc. Se puede incluir también material gráfico y sonidos, como así también botones de comando para ejecutar distintas funciones o tareas destinadas al manejo de la información.
- Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimir.
- Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
- Módulo: programa o conjunto de instrucciones en leguaje Visual Basic.
- Filtro: conjunto de criterios mediante los cuales seleccionamos los registros que deseamos ver.

LAS PLANILLAS DE CÁLCULO Microsoft Excel

Así como el procesador de textos es una herramienta diseñada sobre todo para el procesamiento de palabras, la planilla de cálculo lo es básicamente, para la manipulación de números. Su utilización se extiende a:
☻ La realización de cálculos sobre la base del desarrollo de fórmulas
☻ La creación de gráficos, a partir de los datos introducidos en la planilla
☻ La gestión de la información mediante la aplicación de los elementos básicos de una base de datos: ordenar, localizar, seleccionar, etc.
Existe una gran oferta de este tipo de software, como el Excel, el Lotus 123, el Quattro Pro, etc. En este caso nos referiremos a la planilla de cálculo Excel, de Microsoft.

La ventana de Microsoft Excel

Como cualquier aplicación Windows, cuando se inicia una sesión de trabajo con la planilla de cálculo Microsoft Excel nos encontramos con una ventana que mostramos a continuación para luego describirla.

Partes de la ventanaBarra de título
Nos indica el nombre de la aplicación, y del documento en uso. Como el documento en uso aún no tiene nombre pues no ha sido guardado, podemos leer “Libro1” ya que éste es el nombre por omisión que Microsoft Excel da a sus documentos.


Barra de Menús
Contiene todos los comandos del Microsoft Excel. Desplegando cada uno de ellos nos encontraremos la lista de opciones de trabajo con el documento, agrupados según el concepto.


Barras de Herramientas
Constan de una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones sobre el documento dando un clic sobre ellos, sin necesidad de acceder al comando correspondiente en el menú. Por defecto en Microsoft Excel aparecen 2 barras de herramientas, la Estándar y la de Formato, respectivamente.


Barra de Fórmulas
Es donde se indica la posición del cursor en el documento de Microsoft Excel, y donde se ven y modifican los datos del mismo. Cuando tratemos el tema de Tipos de datos y Movimiento del cursor volveremos a hablar de esta barra.


Barra de Estado
Se encuentra en la parte inferior de la ventana y nos da, en la parte izquierda, información sobre la situación en que se encuentra el documento activo de Microsoft Excel; y en la parte derecha nos aclara si se encuentra activa alguna tecla del teclado.


Área de TrabajoEs la parte de la ventana de Microsoft Excel que contiene él o los documentos de trabajo en uso y que puede estar vacía en caso de que no haya ninguno abierto. Como veremos, los datos que necesitamos utilizar cuando realizamos una planilla de cálculo deberán ser introducidos en esta parte de la ventana. El o los documentos de Microsoft Excel se llaman LIBROS DE TRABAJO. Las partes del Libro de trabajo son:


☻ Área de datos
Es la parte central y más visible del Libro de trabajo y está formada por una retícula de color negro sobre fondo blanco llamada Hoja de cálculo. Cada uno de los casilleros que la componen se llama Celda.
Como se podrá observar en la imagen existe una celda con un recuadro más grueso. Pues bien, aquí es donde está ubicado el Cursor, es decir: el lugar en donde se insertarán los datos que se introduzcan mediante el uso del teclado. Por lo tanto, el cursor abarca la totalidad de una celda e indica que la misma se encuentra Activa.
☻ Etiquetas de hojas
Aquí es donde podemos seleccionar la hoja de cálculo con que queremos trabajar haciendo un simple clic sobre la etiqueta correspondiente siempre y cuando el número de hoja que deseemos se encuentre visible; en caso contrario deberemos utilizar los botones de desplazamiento que se encuentran en la parte izquierda. La hoja seleccionada es la que se encuentra activa.


* En el Microsoft Excel se pueden abrir hasta 255 hojas de cálculo. Cuando un nuevo libro se abre tendrá tantas hojas como lo disponga el menú HERRAMIENTAS / OPCIONES / GENERAL.


Algunos consejos para trabajar con hojas de cálculo♥ Por defecto, la hoja activa es la primera, en este caso, la Hoja 1. Puede activarse una hoja u otra sin más que hacer clic en la pestaña correspondiente. También pueden mantenerse activas varias hojas de cálculo al mismo tiempo, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se hace clic sobre las pestañas de otras hojas (si la hoja está activada, al hacer clic sobre su pestaña teniendo pulsada la tecla Ctrl, se desactiva y viceversa). Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas, se introducen también en las demás hojas activas, en las posiciones correspondientes.
♥ Si se presiona el botón derecho de mouse sobre alguna de las pestañas, se despliega el menú contextual, que nos permite insertar una nueva hoja de cálculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla, copiarla.
♥ La forma más sencilla de cambiar el nombre a una hoja de cálculo es hacer clic dos veces sobre la pestaña que lleva su nombre. El fondo de la pestaña pasa a ser negro, y se puede escribir directamente el nuevo nombre.
♥ Se puede cambiar el orden en el que aparecen las hojas de cálculo, haciendo clic y arrastrando con el mouse hasta la nueva posición.


☻ Barras de desplazamiento
Con ellas, tanto vertical como horizontalmente nos podemos desplazar a lo largo y ancho de la hoja activa.
☻ Títulos de columna
Una columna es un conjunto vertical de celdas. Cada columna tiene el nombre de una o dos letras partiendo desde la A hasta la IV sumando un total de 256.
☻ Títulos de fila
Una fila es un conjunto horizontal de celdas. Cada fila tiene el nombre de un número partiendo del 1 hasta el 65536.
☻ Nombres de las celdas
Cada una de las celdas del Microsoft Excel tiene un nombre formado por el de la columna que pertenece y luego por el de la fila en que se encuentra. Es decir: las celdas se llaman por ejemplo A1 y no 1A.
De todos modos, Microsoft Excel permite llamar a las celdas de otra manera. Vea el menú HERRAMIENTAS/OPCIONES/GENERAL y encontrará un estilo diferente de referencias a las celdas.


Movimiento del cursor


El presente título: “Movimiento del cursor”, en un manual de uso de cualquier otra aplicación que no sea una Planilla electrónica de cálculo, figuraría a posteriori del de: “Ingreso de datos” ya que normalmente para moverse hay que haber hecho “algo” primero. Sin embargo, en este tipo de aplicaciones nos podemos mover por el vacío.


Tipos de datos
Existen 3 tipos de datos que uno puede introducir dentro de la celda activa de Microsoft Excel.


* Texto
* Números
* Fórmulas


Estamos diciendo que estos 3 tipos de datos no pueden ser introducidos combinados dentro de una celda, es decir: solamente podremos insertar uno de ellos por celda.
Antes de introducir un dato cualquiera debemos decidir en qué celda queremos hacerlo, luego posicionarnos en dicha celda y verificar que en la barra de estado esté el cartel: Listo que nos indica que podemos proceder. Mientras estamos introduciendo el dato en cuestión, el cartel indicador de estado cambia a Introducir, el contenido del dato se comienza a ver en la celda activa y en la barra de fórmulas, y en esta última aparecen dos nuevos botones en su parte central.
Muy bien, ahora es el momento de terminar lo que estamos haciendo, es decir: confirmar la introducción del dato o arrepentirnos cancelando el proceso en que nos metimos para que el cartel indicador de estado vuelva a ponerse en Listo y volver a comenzar.


Introduciendo texto
Llamamos texto o rótulo a una cadena de caracteres que se introducen en una celda. Identificamos que hemos introducido un texto cuando, al confirmar, éste queda alineado a la izquierda de la celda.


Introduciendo números
Llamamos número o valor a un conjunto de caracteres numéricos que se introducen en una celda. En términos generales, nos estamos refiriendo a: los 10 dígitos numéricos; el carácter decimal; y los signos matemáticos como el menos (-), % o $. Identificamos que hemos introducido un número cuando, al confirmar, éste queda alineado a la derecha de la celda. Microsoft Excel acepta números hasta 15 dígitos.
Las fechas y las horas: no son otra cosa que números con un formato especial.


Introduciendo fórmulas
Llamamos fórmula a una expresión del tipo matemático que comienza con el signo igual (=), y que normalmente nos devuelve un valor numérico resultante de dicha expresión.
La introducción de fórmulas puede hacerse tanto en la barra de fórmulas como en la propia celda. La fórmula debe empezar con un signo igual (=) y a continuación, se irá construyendo utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Para introducir una fórmula se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar con el mouse la celda o la zona derecha de la barra de fórmulas.
2. Comenzar tecleando el signo igual. De esta forma, Excel ssabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una fórmula.
3. Teclear valores numéricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores. (+, -, *, /, etc.).
4. Terminar la introducción de la fórmula pulsando Enter (Intro)
Las funciones: fórmulas prediseñadas por Microsoft Excel para facilitar el trabajo del usuario.


Asistente de funciones
La mayoría de las fórmulas pueden necesitar uno o más argumentos. Si la fórmula contiene más de un argumento, éstos han de ir separados por el carácter punto y coma (;). Al escribir una fórmula no se deben incluir espacios en blanco, a no ser que vayan entre comillas. Ante la dificultad de escribir ciertas fórmulas muy complejas, disponemos del Asistente de funciones, que nos facilita este trabajo y nos guía en el proceso, ya que dispone de una gran contidad de fórmulas prediseñadas.
Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo se puede seguir el siguiente proceso:
1. Seleccionar la celda en la que se desee introducir la función (celda activa)
2. Hacer clic sobre el botón Asistente de funciones, que nos abrirá un cuadro de diálogo. A través de él elegiremos la función que deseamos utilizar. En cuadros de diálogo posteriores se podrán elegir los argumentos.
3. Existen distintas categorías de funciones disponibles en Microsoft Excel. Estas categorías clasifican el gran número de funciones disponibles en grupos más reducidos, por ejemplo, Financieras, Fecha y Hora, Matemáticas y Trigonométricas, Estadísticas, Lógicas, etc. También se nos muestra una lista de las funciones utilizadas recientemente. En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una breve descripción de la función seleccionada, así como de sus argumentos.
4. Después de seleccionar la función deseada se hace clic en el botón Aceptar, y se siguen las instrucciones del Asistente de funciones en el siguiente cuadro de diálogo que aparece, que permite definir los argumentos.
5. Al completar este cuadro, se hace clic en el botón Aceptar, para completar la función e insertarla en la celda activa.

Modificando datosCuando hemos introducido un dato cualquiera y necesitamos modificarlo, obviamente no es necesario que lo volvamos a introducir todo nuevamente. En consecuencia lo que debemos hacer es entrar en el proceso de Modificar datos. Esto puede hacerse haciendo doble clic en la celda donde se introdujeron los datos, o bien en la barra de fórmulas, donde se muestra el contenido de la celda activa.

Metodología de trabajo con planillas

Cada persona tiene su manera particular de trabajar, pero en principio podemos decir que cuando se trabaja con planillas de cálculo existe un método tradicional que se resume al siguiente ciclo:
1. Introducción de datos numéricos y de texto.
2. Establecimiento de formatos básicos (como anchos de columna, altos de fila, porcentajes, formatos de fecha y hora, etc.) que nos permitan la correcta visualización de los datos introducidos.
3. Introducción de fórmulas y copiado de las mismas.
4. Asignación de formatos numéricos específicos.
5. Acabado final de la planilla en cuanto a presentación (colores, fuentes, bordes, etc.)
6. Realización de gráficos, si es el caso.
7. Preparación de impresión.

Las 3 premisas básicas

1. No se deben confundir los contenidos de una celda con los formatos de ella.
Muchas veces, principalmente en el caso de datos numéricos específicos como fechas y horas, Microsoft Excel asigna formatos a las celdas sin nuestra intervención. Para no entrar en la confusión mencionada es preciso recordar siempre los 3 tipos de datos posibles que pueden introducirse en una celda. Por ejemplo, muchas veces la longitud de la celda no permite ver todo el contenido, que sí puede verse en la barra de fórmulas.

2. Todo lo que hacemos con una planilla electrónica de cálculo lo hacemos en bloques o rangos.
Un bloque o rango es un conjunto de celdas que hemos seleccionado, y así como cada celda tiene un nombre, los bloques también tienen nombre. El nombre de un bloque comienza con la celda superior izquierda del mismo y termina con la celda inferior derecha, separados por el símbolo de los dos puntos (:). Por ejemplo, el rango E8:F12
Una celda activa (por ejemplo: J9) también puede ser un bloque si en lugar de sólo expresar su nombre nos referimos a ella como J9:J9.

3. Cuando introducimos fórmulas, y en ellas existen direcciones o nombres de celdas, estos están expresados en términos relativos.
Este concepto de relatividad tiene efecto fundamental para el entendimiento de la metodología de trabajo con planillas electrónicas de cálculo como el Microsoft Excel.

Relatividad de contenidosEste concepto, referido a la introducción de fórmulas, significa que en dicha fórmula no debemos incluir valores numéricos como factores de la operación matemática que realizamos, sino las direcciones de celda donde se encuentran dichos valores numéricos, de manera que al modificar los datos se produzca un cambio en el resultado de la expresión.

Relatividad de posiciones
Esta segunda parte del concepto de relatividad referido a la introducción de fórmulas significa que es de vital importancia la celda activa donde estamos ingresando la expresión. Cuando se introduce una fórmula, por ejemplo si en la celda D2 se introduce la fórmula =(B2+C2)/2, el programa interpreta lo siguiente:

=(2 a la izquierda + 1 a la izquierda)/2
Ya que B2 se encuentra 2 celdas a la izquierda de D2, y C2 a 1 celda a la izquierda

Cuando queremos trasladar la fórmula para el resto de la columna D, debemos simplemente copiarla, quedando para la celda D3 =(B3 + C3)/2, ya que se sigue interpretando la expresión subrayada.

Copiar y PegarCuando queremos que el contenido (no el formato) de una celda cualquiera se repita en otra estamos necesitando ingresar en el proceso de copiar y pegar que como su nombre lo indica tiene 2 etapas: origen y destino.
a) Señalamos el bloque de celdas que queremos copiar, es decir el bloque de origen. Una vez hecho activamos el menú EDICIÓN/COPIAR.
b) Señalamos el bloque en donde queremos que se copien los datos, es decir el bloque de destino. Una vez hecho activamos el menú EDICIÓN/PEGAR.

Otra forma consiste en seleccionar la celda origen y mediante el puntero de copiado (+), que se obtiene situando el mouse en el punto que está en la esquina inferior derecha de la celda, arrastarla cubriendo el rango deseado.

ABSOLUTIZACIÓN DE CELDAS:

Absolutizar celdas significa quitarle el concepto de relatividad posicional a una dirección que se encuentra incluida en una fórmula. Dicho en otras palabras, consiste en mantener constante una dirección de celda o parte de ella, a fin de que no se modifique al copiar la fórmula.
La metodología para realizar la absolutización es la siguiente:
El signo $ delante del nombre de la columna, y el signo $ delante del nombre de la fila (siempre referidas a la dirección de la celda en cuestión) no altera el resultado para la celda en que estamos ubicados, pero en el proceso de copiado y pegado, evita que funcione la relatividad posicional, y la dirección de celda absolutizada queda fija en el bloque destino.
No es necesario introducir estos signos a mano, sino que podemos introducirlos colocando el cursor inmediatamente después de la dirección de celda que deseamos absolutizar y presionando la tecla F4, lo harán automáticamente. Si presionamos sucesivamente dicha tecla, el signo se ubica delante de la columna y la fila, sólo de la columna, sólo de la fila o se quita.

REFERENCIA CIRCULAR

Una referencia circular se produce cuando en la celda activa introducimos una fórmula con una dirección de celda, donde a su vez hay otra fórmula que incluye la dirección de la celda activa. Por lo tanto, ambas fórmulas dependen una de la otra y la operación matemática es imposible de resolver, ya que se entra en un "círculo vicioso" llamado por Microsoft Excel, "referencia circular".

EL PROCESAMIENTO DE PALABRAS Microsoft Word

Los procesadores de texto o procesadores de palabras facilitan la labor de escritura al permitir la confección, la corrección y la obtención de documentos con calidad marcadamente superior a la que ofrece la máquina de escribir. Para obtener un texto con un procesador de palabras, deben considerarse las siguientes instancias:
¨ El tipeado del texto
¨ La edición del texto
¨ El formato del documento
¨ La revisión del documento
¨ El almacenamiento del archivo en disco
¨ La impresión del documento

Al ejecutar un procesador de textos, como Microsoft Word, encontraremos una pantalla similar a cualquier ventana de Windows, pero que además consta de otros elementos, como regla, punto de inserción, barras de herramientas; que hacen posibles los pasos descriptos anteriormente.

TIPEADO Y ALMACENAMIENTO DEL TEXTO

Es más sencillo ingresar un texto con un procesador de palabras que con una máquina de escribir. A medida que se escribe, el punto de inserción se desplaza hacia la derecha y el texto se ajusta automáticamente entre los márgenes izquierdo y derecho. En los casos en que una palabra exceda el espacio disponible en el renglón, el procesador la coloca completa en el renglón siguiente. Por lo tanto, no se debe presionar la tecla Enter al final del renglón, sino sólo cuando finaliza un párrafo.

Para desplazar el punto de inserción, se utilizan las teclas de desplazamiento del cursor o el mouse, nunca la barra espaciadora.

A medida que se tipea un texto, éste es almacenado en la memoria RAM, aun cuando no se visualice completamente en pantalla. Como esta memoria es transitoria, resulta necesario guardar el texto producido en disco, es decir, crear un archivo que permita recuperar el texto más tarde. La extensión que automáticamente se agrega a los archivos de Word es DOC, por ejemplo; ESCRITOS.DOC.

¿Guardar o guardar como...?
Ambas opciones almacenan un documento en disco generando un archivo cuyo nombre y ubicación en determinada carpeta o unidad es elegido por el usuario. La ubicación por defecto es la carpeta MIS DOCUMENTOS. Su extensión, (si no se modifica) es DOC.
Guardar
Se utiliza para dar nombre por primera vez a un archivo (en cuyo caso nos remite a la ventana Guardar como...), y también en los casos en que se quiere almacenar una versión actualizada sin cambiar el nombre ni ubicación.
Guardar como...
Se utiliza en los casos en que se desea guardar un archivo (modificado o no) con otro nombre, o bien almacenarlo en otra unidad o directorio.

DISEÑO DE LA PÁGINA

La apariencia de un documento queda determinada por:
¨ El tamaño del papel
¨ La orientación de la página (horizontal o vertical)
¨ Los márgenes (izquierdo, derecho, superior e inferior)
¨ El encabezamiento y el pie de página
¨ La numeración de las páginas
¨ El interlineado (simple, doble, etc.)
¨ El uso de columnas de estilo periodístico.

Estos atributos pueden variar dentro de un mismo documento, dividiéndolo en secciones. Una sección es una parte del documento en la que se establecen ciertas opciones del formato de una página.

Configuración de la página
El tamaño y la orientación de cada página del archivo se establecen con la opción Configurar página (Page Setup) del menú Archivo. Esta determinación se ajusta a la característica del papel que se va a imprimir.
Otras opciones dentro de Archivo/Configurar página son:
Márgenes: el margen es la distancia desde el comienzo del texto hasta el borde del papel. La configuración de los márgenes determina el ancho y el alto del área principal del texto. El encabezamiento se imprime en el área que deja el margen superior. El pie de página, en el área que deja el margen inferior. El número de página, puede imprimirse tanto en el área del margen inferior como el del superior.
Tamaño del papel: especifica sus dimensiones. Las más comunes son: A4 (210 x 297 mm), CARTA (216 x 279 mm) y OFICIO (216 x 356 mm).

IMPRESIÓN DEL DOCUMENTO

Antes de imprimir un documento es aconsejable conocer y utilizar las posibilidades que ofrecen los procesadores de texto para visualizar todos los detalles del documento. Éstos tienen opciones como Vista preliminar o Presentación preliminar, que permiten mostrar el documento en pantalla con el mismo aspecto que tendrá cuando se lo imprima.
De esta manera, se puede controlar que los márgenes, encabezamientos, pie de página, números de página, etc., se encuentren dentro del área de impresión.
Al emitir la orden de impresión, el formato del documento se traduce a un conjunto de instrucciones. Luego, el código se envía a la impresora, la que interpreta las instrucciones y se genera el documento impreso. Éste puede incluir el documento completo, sólo algunas páginas o un área seleccionada, según la orden que dé el usuario.


COMPAGINACIÓN Y DISEÑO

La función principal que realiza un procesador de textos es la edición de documentos, lo cual implica redistribuir y organizar su contenido por medio de la modificación del texto. Modificar un texto significa borrar o agregar caracteres, palabras o párrafos, mover o duplicar párrafos en el mismo documento o en otros, etc.
Una vez editado, se puede modificar el aspecto del documento en forma sencilla para otorgarle una buena presentación.

EDICIÓN DE TEXTOS

La edición comprende diversas acciones para una selección del texto sobre el que se efectuarán las modificaciones, que pueden ser de supresión, traslado, copiado o inserción.

Selección del texto
La selección de un texto se puede realizar con el teclado o con el mouse. Para ello, se coloca el puntero de inserción al comienzo de un texto y luego:
Si se trabaja con el teclado, se presionan simultáneamente la tecla Shift (Mayúsculas) y una de las teclas de desplazamiento del cursor (flechas), hasta donde se quiera seleccionar.
Si se trabaja con el mouse, éste debe arrastrarse hasta visualizar en forma resaltada el texto deseado.
Otra forma de seleccionar con el mouse, es cliquear en el margen izquierdo del texto, con el puntero en modo de selección de textos (flecha orientada hacia la derecha), donde un clic selecciona la línea, dos clics un párrafo y tres todo el texto.
Para seleccionar todo, también se utiliza la combinación de teclas Control (CTRL) y E, o bien en el Menú Edición, la opción Seleccionar todo.
Supresión de textos:
Para suprimir el texto seleccionado, podemos elegir en el Menú Edición la opción Cortar, o bien hacer un clic sobre el ícono correspondiente en la Barra de Herramientas. También podemos encontrar el ícono de Cortar en el Menú Contextual que se abre al presionar el botón derecho del mouse. Otra posibilidad es utilizar la tecla Suprimir (SUPR o Del) en el teclado.
Al cortar un texto, éste desaparece de la pantalla pero no se borra de la memoria RAM: queda guardado provisoriamente en el portapapeles. Esta memoria temporaria permite que el texto sea utilizado nuevamente en acciones posteriores de traslado o de copiado. Al ejecutarse esta acción, se activa el ícono Pegar.
Traslado e inserción:
Para trasladar la selección, luego de suprimirla de su ubicación original, se debe llevar el puntero de inserción hacia la nueva posición y luego elegir del Menú Edición la opción Pegar o hacer clic sobre el ícono correspondiente en la Barra de Herramientas o en el Menú Contextual.
Copiado:
Para copiar o duplicar un texto, éste debe ser seleccionado y luego hay que elegir en el Menú Edición la opción Copiar, o hacer clic en el ícono correspondiente de la Barra de Herramientas. Podemos encontrar también el mismo ícono en el Menú Contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del mouse. Al realizar esta acción, el texto seleccionado se almacena en el portapapeles. Luego, se debe ubicar el puntero de inserción en la nueva posición en la que queremos insertar el texto, y se elige en el Menú Edición la opción Pegar, o bien se elige el botón Pegar en la Barra de Herramientas.

Las acciones de traslado y de copiado pueden realizarse de un documento a otro. Con ese fin, deben abrirse simultáneamente ambos documentos y cada uno de ellos ocupará una ventana. El texto que se quiere trasladar o copiar se selecciona de uno de los documentos (ventana activa), se guarda en el portapapeles y por medio de la opción Ventana en la Barra de Menúes, se activa el otro documento. Luego se elige en el Menú Edición la opción Pegar, y el texto cortado o copiado aparece en ese último documento. Si se quieren visualizar ambos documentos a la vez, se utiliza el comando Organizar todo del Menú Ventana, el cual divide la pantalla en tantas partes como ventanas abiertas haya.

FORMATEO DE TEXTOS

Las órdenes de formateo de texto permiten modificar el aspecto de un documento, es decir, otorgan una forma particular a sus caracteres, a sus párrafos, etc.

Formato de fuente:
Está dado por la elección de la fuente (tipo de letra y su tamaño) y la aplicación de estilos. Cada fuente posee un nombre que la identifica, por ejemplo Times New Roman es el diseño utilizado por el periódico londinense del mismo nombre; Courier New es el diseño empleado por las máquinas de escribir estándar; Symbol es la fuente cuyo diseño incluye los caracteres griegos y los símbolos matemáticos más usados.
Los estilos son prácticamente los mismos para todas las fuentes, es decir, que cualquier fuente puede ser representada normalmente en:
¨ Normal
¨ Negrita
¨ Cursiva
¨ Negrita cursiva.

Además de estos estilos, pueden aplicarse otros atributos, como subrayado, color, sombra, contorno, etc. Éstos pueden aplicarse en la opción Fuente del menú Formato.
Una forma rápida de aplicar una fuente determinada, especificar su tamaño y darle un estilo consiste en seleccionar el texto y hacer clic en los botones correspondientes de la barra de herramientas.

Formato de párrafos
Alineación:
¨ A la izquierda: significa que todos los renglones comienzan exactamente en el margen izquierdo (o en la sangría izquierda), sin importar la relación que guarden con el margen derecho (o con la sangría derecha.
¨ A la derecha: significa que todos los renglones terminan exactamente en el margen derecho (o en la sangría derecha); no se tiene en cuenta la relación que guardan con el margen izquierdo (o con la sangría izquierda).
¨ Justificado: en cada renglón se añadirán los espacios necesarios para conservar simultáneamente la alineación a la izquierda y la derecha.
¨ Centrado: significa que en cada línea las distancias a los márgenes (o a las sangrías) izquierdo y derecho son iguales.

La sangría aplicada a un párrafo fija la distancia entre el texto y los márgenes izquierdo y derecho. También existen las sangrías especiales (primera línea y francesa) Todas ellas pueden aplicarse a través de la ficha sangrías y espacios del menú Formato/Párrafo y también a través de los botones correspondientes en la regla que aparece en la parte superior del área de trabajo de Microsoft Word.
Las marcas de fin de párrafo (¶) son algo más que señales indicadoras de que se activó la tecla Enter: contienen toda la información del formato que se aplicó a ese párrafo, como por ejemplo, la alineación, las sangrías, los bordes.
Para mantener el formato de un párrafo al copiarlo o trasladarlo se debe incluir en la selección la marca de fin de párrafo.

También es posible aplicar tabulaciones con Formato / Tabulaciones, que además permite aplicar caracteres de relleno (puntos, rayas, etc.). Una vez fijados los marcadores, para tabular un texto sólo basta con presionar la tecla Tab.

Bordes y sombreado:
Para aplicar bordes y efectos de sombra a un párrafo, con opciones de color y trama, se debe seguir la secuencia Formato / Bordes y sombreado.

Corrección de un documento:
La corrección ortográfica de un documento se hace por medio de un diccionario incorporado al programa. Gracias a éste, el procesador de palabras detecta las palabras que no reconoce y propone los reemplazos. El usuario puede aceptar la corrección, ignorarla o validar la incorporación de nuevos términos en el diccionario.
La sugerencia de reemplazos se realiza con algoritmos que comparan patrones de grupos de caracteres similares. Dada la complejidad de los métodos de tratamiento de cada idioma y, en especial, de la lengua española, a veces no se reconocen palabras o se sugieren palabras inapropiadas.

FUNCIONES AVANZADAS
TABLAS

El uso de tablas proporciona al documento un estilo objetivo e informativo. Además éstas imponen una estructura al texto que permite recorrer el mensaje en dos sentidos: horizontal y vertical. La información se presenta así, ordenada y clasificada. Las tablas hacen legible un escrito, permiten separar lo que no debe ir junto y unir lo que sí debe estarlo, resaltar conceptos importantes, etc.
Una tabla consta de filas y columnas. La intersección de ambas se denomina celda. Una celda puede contener números, textos o gráficos. Si se aplican convenientemente bordes y sombreados, una tabla puede adquirir el aspecto de un formulario.
Existe una opción del menú exclusiva para trabajar con tablas. Para crear una, la secuencia es Tabla / Insertar tabla, o bien se hace clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas. En ambos casos de debe definir la cantidad de filas y columnas deseadas. También pueden dibujarse manualmente utilizando la barra de Tablas y bordes, que se despliega al hacer clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas.
Al trabajar con tablas, se pueden realizar distintas acciones, las cuales se describen en el menú:
¨ Seleccionar (fila, columna, tabla): una vez insertada la tabla, antes de comenzar a trabajar con ella se la puede seleccionar, entera o en partes, utilizando el mouse o las opciones de selección del menú.
¨ Insertar, eliminar, combinar, dividir: estas opciones permiten manipular grupos de celdas. Con ellas se pueden agregar filas o columnas o bien agrupar o dividir celdas.
¨ Autoformato de tablas: establece un formato automáticamente según modelos preestablecidos.
¨ Ordenar: permite establecer distintas prioridades de ordenamiento (alfabético, numérico, cronológico)

COLUMNAS DE ESTILO PERIODÍSTICO

Un documento (texto, tablas, gráficos) puede presentarse en columnas de estilo periodístico, las cuales pueden tener o no el mismo ancho; a su vez, a lo largo del documento, la cantidad de columnas en las que se dispone su contenido puede variar. Para modificar el ancho de cualquier columna, se arrastra el marcador sobre la regla hasta obtener la medida deseada.
Al trabajar con columnas, se observa que el texto se desplaza desde la parte inferior de una de ellas para continuar en la parte superior de la siguiente.
El procesador de palabras dará formato de columna a toda la sección del documento donde se encuentra el puntero de inserción, al hacer clic en la barra de herramientas sobre el botón correspondiente, o bien ejecutando la secuencia Formato / Columnas...
En el primer caso, se debe señalar con el mouse la cantidad de columnas deseadas, y todas tendrán el mismo ancho. En el segundo caso, aparecerá un cuadro de diálogo en el cual se podrá determinar la cantidad y el ancho de las columnas, la distancia de separación entre ellas y la aplicación de este formato a una parte o a la totalidad del documento.
Si se desea aplicar columnas a sólo una parte determinada del texto, deberá entonces seleccionarse previamente el texto elegido.

INSERCIÓN DE IMÁGENES

La incorporación de imágenes en un texto cumple distintas funciones, por ejemplo, clarificar un concepto, embellecer la página, ornamentar o ilustrar un texto escrito. Otras veces se incorpora una imagen para atraer la atención del lector o para realizar representaciones simbólicas, como en el caso de los logotipos.
Existen dos formas de insertar gráficos, imágenes o dibujos en general: importándolos o copiando la imagen almacenada en el portapapeles.
¨ Para importar un gráfico generado por otra aplicación, se debe ejecutar la secuencia Insertar / Imagen. Esto nos lleva a un menú en el que debemos indicar la aplicación, luego de lo cual se desplegará un cuadro de diálogo, donde se deberá indicar el nombre del archivo que contiene la imagen.
¨ Para almacenar una imagen en el portapapeles se debe activar la aplicación en la cual ésta se generó, seleccionarla y copiarla. Luego se accede al procesador de palabras y se la pega en la posición deseada. El punto de inserción determina el lugar del documento donde se ubicará la imagen.
¨ Para cambiar el tamaño de una imagen se la selecciona haciendo clic sobre ella, y mediante el mouse se posiciona el puntero del mouse en los nodos que aparecerán. El puntero tomará la forma de una doble flecha, la que nos indica que al arrastrar se modificará el tamaño.

HERRAMIENTAS DE DIBUJO

La barra de herramientas de Dibujo permite no sólo dibujar sino también manipular y dar formato a todo tipo de ilustración. Para visualizarla podemos hacer clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas o bien a través del menú Ver / Barras de herramientas / Dibujo.
A través de la barra, se puede seleccionar objetos, girarlos, trazar cuadros de texto, figuras geométricas, líneas y flechas. También se pueden insertar objetos de Word Art (formatos de fuente prediseñados), color de relleno y de línea.
Presenta además, dos menús, Dibujo y Autoformas. El menú Dibujo despliega un conjunto de acciones básicas como agrupar, desagrupar, ordenar, alinear, girar.
El menú Autoformas contiene líneas, figuras geométricas, flechas de bloque. Una vez elegida la forma, se hace clic sobre ella y se arrastra con el mouse hasta obtener el tamaño deseado. Si se quiere adjuntar un texto, se debe hacer clic sobre la forma elegida y presionar el botón derecho del mouse y se elige Agregar texto en el menú contextual.
El botón Word Art de la barra de herramientas Dibujo permite agregar efectos especiales al texto, por ejemplo, sombreado, asimetría, estirado, etc,. Una vez insertado un elemento de Word Art, aparece la barra de herramientas en la que encontramos entre otros, un botón que nos permite elegir la forma del texto.

Windows y sus aplicaciones

EL ENTORNO WINDOWS

Windows es un entorno operativo que se comunica con el usuario a través de una interfaz gráfica. Esta interfaz simula una mesa de trabajo, llamada escritorio, donde aparecen los íconos que representan las aplicaciones que se pueden utilizar. Cada ícono es la representación externa de un programa o una función.
Windows es multitarea: ejecuta varios programas simultáneamente con la posibilidad de integrar estas aplicaciones.
Además del acceso a las aplicaciones a través de los íconos, podemos hacerlo por medio del botón Inicio, y dentro de él, Programas. El menú Inicio también nos lleva al Panel de Control, al Menú Documentos, a Buscar, Ayuda y a Apagar el Sistema.
Windows permite realizar las tareas básicas de mantenimiento de la computadora, como borrar archivos, formatear discos, copiar archivos de una unidad a otra, establecer configuraciones de hardware, etc., pero la verdadera potencialidad de este sistema operativo se consigue a través de las aplicaciones de Windows. Nos estamos refiriendo tanto a las que se incorporan automáticamente durante el proceso de instalación (WordPad, Paint, etc.) como a aquellas que se pueden anexar posteriormente (procesadores de texto, bases de datos, planillas de cálculo, etc.)

EL ESCRITORIO DE WINDOWS

Es la interfaz que aparece cuando iniciamos la sesión con Windows 95, 98, Me, XP, y también con Vista. En él aparecen las carpetas o íconos de programa que se hayan instalado. Con el paso del tiempo y las distintas versiones, algunas de estas características se han modificado, pero en general permanecen de alguna u otra manera.

MI PC: al hacer doble clic, se accede a su contenido

· Unidades disponibles del sistema: haciendo doble clic en cada ícono que las representa, se hace visible lo que contienen.
· Panel de Control: sirve para configurar todos los elementos de Windows, por ejemplo, seleccionar los sonidos del sistema, modificar o instalar el hardware del equipo, instalar o quitar un programa, cambiar los colores, agregar o quitar fuentes, etc.
· Impresoras: permite acceder al administrador de impresión, que nos permite añadir una nueva impresora o bien configurar una ya instalada.
· Acceso telefónico a redes: se usa para establecer una conexión con una red y para configurar las conexiones ya predefinidas. Hoy en día aparece como “Red” y “Conectar a” dado la gran variedad de opciones de conexión que existen, desde la telefónica original hasta la Wi-Fi.

ENTORNO DE RED: Permite visualizar información sobre las otras computadoras conectadas en red, si hubiera.

PAPELERA DE RECICLAJE: tiene la doble función de borrar objetos y de recuperarlos una vez borrados. Cualquier archivo, carpeta u otro ícono que arrastremos hacia la papelera será borrado, pero no serán eliminados del disco rígido hasta que no se vacíe la papelera. Cada vez que se borra un elemento, lo que se hace en realidad es moverlo a una carpeta llamada RECYCLED. Esta carpeta tiene un tamaño fijo, y va almacenando los archivos borrados hasta cubrir ese espacio. Una vez cubierto, los va borrando según su fecha de eliminación, primero los más antiguos. De esta forma, se guardan para posibilitar su recuperación.

ACCESOS DIRECTOS A OBJETOS: representan una forma rápida de ejecutar un objeto. En realidad, se trata de un archivo de texto identificado por la extensión LNK (link, enlace) cuyo contenido es la información necesaria para encontrar en el disco la posición del objeto al que está asociado. Su uso posibilita el acceso a programas o documentos de una forma rápida y cómoda. Para crearlo, se usa el menú contextual del escritorio (al que se accede cliqueando con el botón derecho sobre él) y siguiendo la secuencia Nuevo / Acceso Directo. La eliminación de un acceso directo no supone la eliminación del archivo asociado, sino del texto LNK. Se identifica por una flecha pequeña en la parte inferior izquierda.

BARRA DE TAREAS: ubicada en la parte inferior del escritorio, contiene el botón inicio y el reloj. Esta barra se mantiene visible durante toda la sesión de trabajo y muestra las aplicaciones que se encuentran en ejecución, las cuales aparecen en forma de botón.
Se presenta como una barra horizontal, la cual podemos trasladar a otro sector del escritorio, si nos resultara más cómodo, en cuatro posiciones: superior, inferior, a la derecha o a la izquierda. También puede modificarse su tamaño para almacenar mayor cantidad de íconos minimizados. Puede presentarse siempre visible u ocultarse automáticamente. Estas opciones pueden seleccionarse en Configuración / Barra de Tareas del Menú Inicio.


ARCHIVO, APLICACIÓN, DOCUMENTO

CONCEPTO DE ARCHIVO:
Existen periféricos de almacenamiento que nos permiten guardar datos, programas e información en discos. Esto se produce a través de archivos, que serán de tres tipos:
· Archivos de datos: son los que utilizan los programas durante algún momento de su ejecución.
· Archivos de información: son los que generamos usando algún programa.
· Archivos de programas: son los que seleccionamos para iniciar la ejecución de una aplicación.

CONCEPTO DE APLICACIÓN:
Luego de haber seleccionado el programa de nuestro interés, el mismo funcionará visualmente en una ventana, que Windows le proveerá. Cuando un programa se encuentra funcionando en dicha ventana, decimos que se trata de una aplicación, es decir, que una aplicación es un programa en uso.
CONCEPTO DE DOCUMENTO:
Cuando usamos un programa generamos “algo” con él. Puede ser un texto si la aplicación es un procesador de textos, un dibujo si es un procesador de imágenes, etc. Ese algo que generamos con la aplicación se llama Documento, mientras se encuentra en la memoria RAM. Al guardar este documento, y en consecuencia almacenarlo en un disco, este pasa a ser un archivo de información.
Si estuviésemos utilizando un archivo de información con una aplicación, también decimos que es un documento, ya que un documento es la información generada por una aplicación y que se encuentra en memoria RAM.

LA VENTANA DE UNA APLICACIÓN

Es el mecanismo que usa Windows para presentar la información al usuario. Windows permite utilizar varias aplicaciones a la vez, cada una de ellas se desarrolla en una ventana. Aunque varias aplicaciones estén abiertas, sólo una estará activa, la que estemos trabajando en ese momento. Los elementos de una ventana comunes a todas las aplicaciones son:

BARRA DE TÍTULO: se encuentra en el borde superior de cada ventana. En ella visualizamos el ícono de la aplicación, su nombre y el archivo activo. La barra de título modifica su color de acuerdo a si la ventana a la que pertenece está activa o no (generalmente, activa en azul e inactiva en gris). También se encuentran en ella el Botón de control de menú o sistema (a la izquierda) y los botones Minimizar, Maximizar / restaurar y Cerrar (a la derecha)
Minimizar: reduce la aplicación a un botón ubicado en la barra de tareas.
Maximizar / restaurar: botón que cumple alternativamente ambas funciones. Maximizar lleva la ventana activa a ocupar el máximo de la pantalla. Restaurar coloca la ventana en una posición intermedia, permitiendo cambiar su tamaño y guardándolo para la próxima vez que vuelva a ser restaurado.
Cerrar: cierra con un clic la ventana o aplicación activa.

BARRA DE ESTADO: la mayoría de los programas tienen en su parte inferior una franja horizontal, que generalmente cumple con la función de mostrar información importante, como objetos presentes en la misma, espacio en disco o características del documento.

BARRA DE MENÚS: está situada por debajo de la barra de título. Se puede acceder a estos menús, que se despliegan en forma de persianas, haciendo clic con el mouse o mediante la combinación de ALT + la letra subrayada. Al desplegarse, se permite ver los comandos que dependen de cada uno de ellos. Las opciones de menú pueden presentarse en forma normal (lo que significa que pueden activarse), en forma difuminada (no pueden activarse en ese momento), puede aparecer seguido por tres puntos (al activarse aparecerá una ventana de diálogo), puede estar seguido por una flecha (indica que aparecerá un submenú), con un tilde (marca uno de dos valores), seguido por un punto relleno (grupo de opciones excluyentes entre sí).
También aparecen aquí los botones que describimos en barra de título (Minimizar, Maximizar / restaurar y Cerrar).

EL EXPLORADOR DE WINDOWS

La información contenida en un sistema informático se organiza mediante la generación de archivos y carpetas. El Explorador de Windows es una aplicación específica para gestionar todas las operaciones que tengan relación con la información almacenada en discos. Para acceder a ésta aplicación, se sigue la secuencia Inicio / Programas / Accesorios / Explorador de Windows. Por medio del ícono MI PC, se puede también acceder, haciendo visible el panel izquierdo a través del botón “Carpetas”.
Windows Vista muestra variantes, pero conserva todas las herramientas habituales, incorporando algunas opciones nuevas, como por ejemplo la de grabar en CD directamente los archivos seleccionados.

La ventana de trabajo del explorador presenta los siguientes elementos:

Barra de herramientas: en primera instancia aparece la Barra de direcciones, que nos muestra la unidad en la que estamos situados. El botón Arriba permite subir un nivel en la estructura jerárquica. A continuación, los botones Cortar, Copiar y Pegar permite realizar esas acciones en las carpetas o archivos seleccionados. Deshacer elimina la última acción realizada. Propiedades nos indica tamaño y especificaciones generales de la unidad o carpeta seleccionada. Finalmente, Vistas nos permite elegir distintas maneras de visualización de los archivos y carpetas.

Panel izquierdo: se muestran los íconos de las unidades de disco y también las carpetas contenidas en ellas. Las carpetas y subcarpetas están señaladas con un ícono de "Carpeta". Cuando las carpetas están señaladas con el ícono + , esto significa que contienen subcarpetas en su interior. Haciendo clic en este ícono, se desplegará su contenido. En Windows Vista, este signo se reemplaza por una flecha, tal como en los menús desplegables.
Si se selecciona una carpeta o unidad en este panel, su contenido se muestra en el panel derecho.

Panel derecho: se visualiza la lista de archivos y subcarpetas correspondientes a la unidad o carpeta activa. Windows Vista agrega una vista previa del archivo seleccionado.

Barra de estado: aquí se puede consultar el número de objetos seleccionados y el tamaño de éstos.


TRABAJO CON UNIDADES, CARPETAS Y ARCHIVOS

Las carpetas permiten organizar jerárquicamente la información almacenada en el disco. Para crear una, se selecciona el ícono de la unidad de disco o carpeta de la cual dependerá y luego se realiza la secuencia Archivo / Nuevo / Carpeta. Una vez creada, para abrirla o cerrarla sólo debe hacerse doble clic sobre su ícono. Otra opción es usar el Menú contextual (botón derecho del mouse).
Las acciones que se pueden realizar con archivos y carpetas son: copiar, mover y eliminar. Para concretar cualquiera de ellas, se debe seleccionar el objeto previamente.
· Para seleccionar un objeto, se hace un clic sobre él; si se trata de un grupo de objetos ubicados en forma contigua, se hace clic sobre el primer objeto, se mantiene presionada la tecla SHIFT y luego se hace clic sobre el último objeto. Otra opción es dibujar mediante el mouse un rectángulo que los abarque. Para seleccionar varios objetos no contiguos, se mantiene presionada la tecla CTRL mientras se selecciona cada objeto en particular.
· Para copiar uno o más objetos seleccionados, de una unidad de disco o carpeta a otra diferente, se usan las opciones copiar y pegar del menú Edición o bien utilizar los íconos correspondientes de la barra de herramientas. Otro método muy usado si se trata de distinta unidad de disco, es el de arrastrar teniendo presionado el botón izquierdo del mouse y soltar en la ubicación de destino de la copia. Si se tratara de hacer una copia en la misma unidad, hay que tener presionado CTRL mientras se arrastra.
· Para mover se usa el mismo método anterior pero usando cortar en lugar de copiar. El método de arrastre por medio del mouse mueve los archivos o carpetas cuando se está en la misma unidad de disco.
· Para eliminar uno o más objetos seleccionados se usa la opción Eliminar del menú archivo, o se hace clic en el ícono correspondiente de la barra de herramientas. También se puede usar la tecla SUPR teniendo seleccionado el objeto o bien arrastrarlo hasta la Papelera de reciclaje.

LA TÉCNICA DE ARRASTRAR Y SOLTAR
El Explorador de Windows está diseñado para soportar la técnica de arrastrar y soltar, la cual permite seleccionar cualquier objeto o grupo de objetos y cambiarlo de posición mientras se mantiene presionado el botón izquierdo del mouse.
Por ejemplo, para mover un archivo de una unidad a otra, se debe arrastrar su ícono desde la carpeta de origen hasta su nueva carpeta de destino, si mientras se arrastra se mantiene presionada la tecla SHIFT, el archivo se copiará y si no solamente se moverá de ubicación.
Cuando se usa la técnica de arrastrar y soltar, el explorador muestra distintos íconos según la acción que se realice: si al arrastrar un ícono no se visualiza ningún símbolo en particular, entonces se lo está moviendo; si se visualiza el signo +, significa que se lo está copiando, y si aparece una flecha, se está creando un acceso directo. Esto último es lo que sucede en el caso de arrastrar archivos ejecutables. Entonces, para poder moverlo deberemos al mismo tiempo que arrastramos, mantener presionada la tecla SHIFT, o CTRL para copiarlo.

¿QUÉ ES EL PORTAPAPELES?

Luego de ejecutar los comandos Copiar o Cortar, los elementos seleccionados son transferidos a un área de almacenamiento temporario de Windows llamada portapapeles. La información contenida en el portapapeles permanece allí hasta que se envíe una nueva información (mediante los mismos comandos) o se cierre la sesión de trabajo en Windows. Como consecuencia de esta permanencia de la información en el portapapeles, se la puede pegar tantas veces como sea necesario. También es posible enviar al portapapeles la imagen de toda la ventana en la que estamos trabajando, para lo cual se debe presionar la tecla "Print Screen" o "Impr Pant", en el teclado en castellano.

LOS ÍCONOS DE WINDOWS

Un ícono es la representación de un objeto (un dispositivo, un programa, un archivo de datos, etc.) Es importante distinguir entre íconos de programa e íconos de documentos.
- Un ícono de programa representa un archivo ejecutable, es decir, una aplicación. Al hacer doble clic sobre un ícono de programa, éste se ejecuta.
- Un ícono de documento representa un archivo de datos creado por un determinado programa. Al hacer doble clic sobre un ícono de documento, primero se ejecuta la aplicación con la cual se generó y, a continuación, se abre el documento desde dicho programa.

ACCESO DIRECTO A UN PROGRAMA

El acceso directo representa una forma rápida de ejecutar un objeto. En realidad, se trata de un archivo de tipo texto identificado por la extensión LNK (link, enlace) cuyo contenido es la información necesaria para encontrar en el disco la posición del objeto al que está asociado. Puede crearse a través del menú contextual. Su eliminación no supone la eliminación del objeto asociado.

Tecnología de los 80 - Parte II

Clasificación del Software

La computadora tiene la capacidad de llevar a cabo tareas que culminan con distintos tipos de aplicaciones, con diversos y variados productos finales. Por eso se la considera una máquina de propósito general: su uso varía según el objetivo final al que se aspire.Todo dato introducido en la computadora se modifica hasta que se consigue un resultado, y el componente lógico responsable de este proceso es el software, que incluye distintos programas. Según el uso para el que fueron creados, éstos se clasifican en: FIRMWARE, DE SISTEMA, DE PROGRAMACIÓN Y DE APLICACIÓN.

FIRMWARE

Es el conjunto de programas que se encuentran almacenados en la memoria ROM de la Plaquta Central. Tiene como función, entre otras, el arranque de la computadora, el testeo de todos los elementos del hardware que se hallan conectados y la carga del sistema operativo.

SOFTWARE DE SISTEMA

EL SISTEMA OPERATIVO PERMITE LA COMUNICACIÓNENTRE LA COMPUTADORA Y EL USUARIO

El sistema operativo trabaja directamente sobre el hardware gestionando los recursos del sistema con las siguientes funciones esenciales:

1. Permitir la eficaz utilización de los recursos físicos disponibles.

2. Proporcionar al usuario las herramientas específicas para la configuración del equipo y la gestión de los datos almacenados en los soportes de información.

3. Administrar la memoria disponible en la computadora.

Algunos de los sistemas operativos más difundidos son: MS-DOS, Unix, OS/2, Windows (95, 98, Me, XP, NT), Linux, Mac OS, etc.

Según el número de usuarios que utilicen simultáneamente la computadora, los sistemas operativos pueden ser monousuario o multiusuario. Los sistemas monousuarios están diseñados para que la computadora sea operada por una sola persona, mientras que los multiusuario permiten, desde una computadora central, administrar una red de computadoras que dependen de ésta, llamadas terminales. Desde estas terminales, los usuarios pueden compartir los datos y los programas existentes en la computadora central. Este tipo de sistema operativo es comúnmente empleado en empresas.

La cantidad de procesos que pueden ejecutarse simultáneamente en una misma computadora depende de la capacidad del sistema operativo para dividir el tiempo de ejecución del microprocesador. Según esto, los sistemas operativos son de monotarea o de multitarea.

Ejemplos de sistemas operativos para computadoras personales:

¨ MS-DOS (Microsoft Disk Operating System), sistema operativo de disco, fue diseñado en 1979 por la empresa Microsoft. Trabaja con una interfaz de texto que se basa en comandos (órdenes) que permiten controlar la gestión de archivos, la transferencia de datos entre los periféricos y la carga y ejecución de los programas. Se trata de un sistema operativo monotarea y monousuario.

¨ El sistema operativo Unix fue diseñado por la empresa AT&T; la primera versión entró en funcionamiento en 1971. Es de propósito general, multiusuario y multitarea.

¨ El sistema operativo conocido como OS/2 (Operating System 2) fue diseñado por IBM y Microsoft para ser utilizado en los equipos personales PS/2. Permite la conexión a una red y fue desarrollado para equipos potentes.

¨ La primera versión de Windows, de mediados de los 80, se trataba de un entorno gráfico que tenía que ejecutarse por encima de MS-DOS y que simplificaba el manejo de las computadoras. Esta versión pasó inadvertida, hasta la llegada, en 1990, de Windows 3.0 y en mayor medida Windows 3.1, en que la popularidad de los entornos gráficos comenzó a aumentar. La versión 3.11 fue diseñada para el trabajo en grupo, ya que incorporó características para la conectividad en red. Paralelamente, la versión NT, se diseñó especialmente para entornos corporativos. Windows 95 y Windows 98, operan bajo un entorno gráfico como sus predecesores, por lo que se simplifica la comunicación con el usuario. Realizan todas las prestaciones de sistemas operativos tradicionales, (no debiendo ejecutarse sobre MS-DOS) y además son multitarea, pueden compartir datos entre programas y tienen un acceso mayor a la memoria central. Incorporan muchísimos programas y accesorios de gran utilidad y además, se integran perfectamente con la red Internet.

¨ Linux: es un sistema operativo, una implementación de libre distribución de Unix para computadoras personales, servidores y estaciones de trabajo. Puede ser utilizado con una gran variedad de procesadores, y en la actualidad es una alternativa de libre uso y distribución frente a los altos precios de los sistemas operativos comerciales, pero no por eso es menos eficiente, logrando aún mayor estabilidad. Es multitarea y multiusuario.

SOFTWARE DE PROGRAMACIÓN

EL SOFTWARE DE PROGRAMACIÓN SE UTILIZA PARA CREAREL SOFTWARE DE SISTEMA Y EL DE APLICACIÓN.

Según el nivel de complejidad que presenta y el objetivo para el cual fue diseñado, se distinguen dos tipos de lenguajes de programación: de bajo nivel y de alto nivel. Mientras que el primero se orienta a una determinada máquina o clase de máquina, el segundo está destinado a la resolución de problemas específicos.Lenguajes de bajo nivel:Sus instrucciones ejercen un control directo sobre el hardware y están sumamente condicionados por la estructura física de la computadora que los soporta. Dentro de este grupo cabe mencionar:El lenguaje máquina: es aquel en el que están escritas las instrucciones que controlan el funcionamiento del procesador.El lenguaje ensamblador: se usa para escribir software de sistema.Lenguajes de alto nivel:Son independientes del equipo en el que se utilizan. Mediante un conjunto de instrucciones expresadas en palabras tomadas del lenguaje natural (especialmente del inglés), permiten describir las estructuras de información y la secuencia de acciones necesarias para realizar una tarea específica. Estos lenguajes se caracterizan por utilizar palabras que adquiren un significado preciso en los programas y no pueden emplearse para ninguna otra función: son las palabras reservadas. Además, emplean un conjunto de reglas que permiten definir la estructura de los programas.Entre los lenguajes más conocidos podemos citar: Basic, Cobol, Logo, Pascal, C. Lenguajes tales como Visual Basic y Delphi, están destinados a objetos (botones, barras de desplazamiento, menús, etc.) similares a los utilizados en un entorno como Windows.

SOFTWARE DE APLICACIÓN

DEFINIMOS ASÍ AL CONJUNTO DE PROGRAMAS DISPONIBLESPARA APLICACIONES PROPIAS DEL USUARIO.

El software de aplicación incluye programas que se ejecutan para realizar trabajos relacionados con áreas específicas, o aplicaciones. Para utilizarlo, es preciso que exista un software de sistema que permita su ejecución.Dentro del software de aplicación podemos distinguir tres tipos:

JUEGOS: dentro de este grupo no sólo encontramos los "lúdicos" sino también podemos englobar a los "educativos". Se caracterizan por ser sumamente simples de usar.

DE GESTIÓN: son aquellos programas que fueron diseñados para una tarea específica, como por ejemplo facturación, stock, sueldos, etc. estos programas sólo se pueden utilizar para resolver la tarea para la cual fueron creados. También pueden encontrarse Estandar o a medida, según se compren hechos o se encargue a un programador que lo diseñe a nuestro gusto.

UTILITARIOS: son programas más flexibles que fueron diseñados para resolver un grupo de tareas similares. Por ejemplo, el procesamiento de textos. Esta tarea puede involucrar escribir una carta, un libro, una factura, un listado, etc. es decir, cualquier tarea relacionada con la escritura.

Se puede decir que los programas utilitarios no están diseñados para resolver una sola tarea sino para convertir a nuestra computadora en una herramienta más poderosa aún que la máquina de escribir o la imprenta.

De cada uno de estos grupos de utilitarios encontraremos diferentes marcas que compiten entre sí dentro del mercado, comerciales, shareware y freeware.

¨ Procesadores de texto: se usan para crear, modificar e imprimir todo tipo de documentos, y permite obtener presentaciones casi profesionales. Cuenta con una amplia gama de posibilidades de edición, formato, inclusión de imágenes y gráficos junto con el texto, corrección de ortografía, configuración de página e impresión, etc. Ejemplos de este tipo de software son los procesadores Ami Pro, Word Perfect y Microsoft Word.

¨ Planillas electrónicas de cálculo: se presenta como una tabla compuesta por celdas que pueden almacenar texto, números, fórmulas y funciones. Su tarea principal es la realización de cálculos en forma automática a partir de datos que se incorporen en las celdas. Otras posibilidades son la representación gráfica de la información, la impresión de resultados, etc. Entre las planillas de cláculo más usadas se encuentran Microsoft Excel, Quattro Pro y Lotus.

¨ Gestores de base de datos: maneja gran cantidad de datos de un archivo organizado en registros con varios campos, y cada uno almacena información específica acerca de una categoría. Las características más sobresalientes son la facilidad para actualizar (modificar) la información, la posibilidad de realizar ordenamientos, la simplicidad en la elaboración de informes y documentos diversos a partir de los campos seleccionados, etc. Forman parte de este grupo los porgramas Microsoft Access, dBase y Fox Pro, entre otros.

¨ Programas graficadores: los más completos consisten en módulos o en un conjunto de varias aplicaciones independientes, con posibilidades tanto para realizar el diseño o la creación de gráficos como para retocar fotografías, crear presentaciones, etc. podemos citar como ejemplos, CorelDRAW, Adobe PhotoShop.

¨ Gestores de comunicaciones: administran la transmisión de información entre diferentes computadoras a través de la red telefónica u otras redes de telecomunicaciones. Entre los programas más usados podemos nombrar a Microsoft Mail, Microsoft Outlook y Pegasus Mail.

Tecnología de los 80 - Parte I

Qué es y cómo funciona la PC

El concepto "computadora" es bastante más amplio que lo primero que se nos viene a la mente cuando escuchamos esa palabra, que inmediatamente nos remite a la PC que vemos en los hogares, oficinas, escuelas, bancos, etc. La popular PC es sólo una parte del amplio universo que abarcan las computadoras, pero es el más visible y popular, y tuvo una explosión fenomenal más o menos a partir de fines de los 80 y principios de los 90. En esos pocos años alcanzó tal difusión y nivel de penetración, que hoy parece imposible imaginar las actividades más corrientes sin ella. Veamos en esta breve introducción qué es una PC, cuáles son sus partes y cómo trabaja.

¿QUÉ ES UNA PC?
Buscando una definición, podremos encontrar tantas como puntos de vista hay sobre el tema, pero, desde lo técnico, podemos decir que es un sistema que procesa datos, cuyos diferentes componentes giran en torno a un procesador (precisamente de datos) de alta velocidad y que están en función del uso que se le da al equipo. Desde el punto de vista del uso, podemos decir que es un recurso multipropósito, ya que con él se pueden encarar diferentes tareas laborales, de entretenimiento o de organización personal.

¿Máquina o qué?
Hablamos de "recurso", de "elemento", de "equipo", aunque a la PC se la llama comúnmente "máquina". A nadie se lo puede criticar por esa definición (todos la usamos), aunque hay que hacer algunas salvedades:

- En general, las máquinas ejecutan una sola aplicación: una agujereadora agujerea, un torno le da forma a piezas de metal o de madera, una amoladora corta diversos materiales, etc. Algunas máquinas pueden ejercer más de una tarea, pero no más que eso.
- Una máquina se compone fundamentalmente de elementos mecánicos que en su movimiento generan la acción de su propósito.
- Por último, una máquina sólo necesita de la herramienta adecuada (la agujereadora, una mecha; la amoladora, un disco de corte) y de un operario. Salvo en el caso de elementos, justamente computarizados (por ejemplo un torno), no precisa un software o un programa de ejecución de las tareas.

Una PC, en cambio, presenta características extra:
- Puede ejecutar una amplia variedad de tareas (siempre mirándola desde el punto de vista del usuario)
- Su tarea interna central, que es la de procesar datos, no implica movimientos de piezas mecánicas (salvo acciones colaterales como el movimiento de las unidades de almacenamiento)
- Para funcionar y ejecutar sus tareas, necesita de uno o más programas que serán los que transformen los requerimientos del operario/usuario en datos interpretables por el procesador.

De esta forma, la computadora puede cumplir múltiples funciones:
- Se puede utilizar en el trabajo o para el estudio, para redactar documentos, generar planillas de cálculo o buscar información por Internet.
- Sirve como herramienta para comunicarse con otros usuarios vía correo electrónico o la mensajería instantánea.
- Para jugar, es una de las herramientas más completas. Ofrece todas las características necesarias para participar en los juegos de última generación.
- Como equipo multimedia, se puede emplear para la reproducción o edición de música o películas, así como para el tratamiento de fotografías.

LAS PARTES DE LA PC

Lo que se hizo conocido como PC o computadora personal a principios de los 80 es un sistema modular, o por bloques que se interconectan entre sí gracias a una placa principal que a su vez los vincula al microprocesador. Todo esto, dentro de un gabinete al que se conectan externamente el monitor, el teclado y el mouse. Esta estructura o concepto básico no ha cambiado desde esa época: han mejorado los componentes, han aparecido otros nuevos, algunos pasaron a formar parte de la placa base y otros salieron de ella, pero la idea sigue siendo la misma. Este desarrollo en gran parte es posible por tratarse de una tecnología abierta, de manera tal que cualquier fabricante puede proveer partes compartibles para el equipo, mientras cumplan con una serie de requisitos. Esto ha sido, además, lo que dio origen a los "clones", equipos sin marca específica, conformados por componentes no relacionados entre sí de diversos fabricantes.
Las PCs compatibles más comunes, entonces, constan básicamente de los siguientes elementos:
- Motherboard: también conocida como "placa base", se encuentra dentro del gabinete y es la placa principal de la PC. En ella se concectan absolutamente todos sus componentes a través de zócalos o conectores. Maneja así todas las transferencias de datos entre el procesador y los periféricos. Algunos de sus componentes más importantes son el chipset, el zócalo del procesador, las ranuras de conexión (AGP o PCI) y las interfaces ATA o IDE (para la conexión de las unidades de disco) También encontramos los buses, pistas de cobre impresas en la placa que permiten la interconexión de los elementos.
- Microprocesador: es el cerebro de la PC y el que ejecuta todos los procesos principales, ya que se intenta que procesos secundarios sean supervisados por otros circuitos o componentes.
- Memoria: todos los datos que la computadora usa para trabajar son almacenados en este lugar. Hay diferentes tipos de memorias en la PC. La principal es la RAM, que aloja temporalmente datos que necesita el sistema para operar. También encontramos la memoria caché, utilizada por el procesador para tener a mano rápidamente instrucciones o datos necesarios para su funcionamiento. Finalmente, la memoria ROM es una memoria no volátil (cuando se apaga la PC, mantiene los datos) y se encuentra en la placa alojando las rutinas de inicio necesarias para poner en marcha la máquina y administrar su configuración.
-Unidades de almacenamiento: la computadora cuenta con diferentes dispositivos que le permiten almacenar la información permanentemente. La principal unidad es el disco duro, y en él se encuentran también los datos relacionados con la configuración del sistema. Luego están las unidades externas y sus correspondientes lectoras: disquetera, CD-ROM, DVD, ZIP.
- Periféricos de entrada: permiten el ingreso de diferentes tipos de datos en la computadora. Los más comunes son aquellos empleados por el usuario para el ingreso de información: el teclado, el mouse, el micrófono, el escáner y, en menor medida, el joystick. Pero también entran en esta categoría todas las placas o unidades que permitan el ingreso de datos: unidades de almacenamiento externo, placas de red y módem. (Nota: a estas tres últimas se considerará en una categoría que aquí no se considera, la de periférico de entrada-salida)
- Periféricos de salida: el principal periférico de salida es el monitor, por el que registramos visualmente todas las actividades que realizamos. Luego están la impresora, que permite trasladar el trabajo realizado a un papel; los parlantes, para extraer sonidos; y las unidades de almacenamiento externo, como la grabadora de CDs (Nota: como además de ser grabadora, las unidades de CD también son lectoras, se considerará a este periférico como de entrada-salida)

¿COMO TRABAJA UNA PC?

Para conocer más de cerca el complejo sistema que se pone en marcha al utilizar la PC, veamos uno de los usos más corrientes: el procesador de textos.
Cuando el usuario escribe un texto, lo que hace es ingresar datos en la PC. Cada letra o símbolo que escribe, el espacio que deja libre, la fuente que emplea o su color son, para la PC datos que debe procesar y guardar. Lo que hace el procesador de textos junto con el sistema operativo es transformar todo lo que el usuario va escribiendo en datos que pueda interpretar el procesador. Dicho de otro modo, transforma o traduce nuestro lenguaje en el lenguaje que interpreta el procesador.
Cada programa que el usuario utiliza para diversas funciones hace lo mismo: traduce todos los elementos del lenguaje del usuario y sus necesidades en el lenguaje que entiende el microprocesador. Este último, entonces, comprende, maneja y procesa en un solo lenguaje. Todos los componentes que lo rodean (ya sea de hardware o software) están para colaborar en esa tarea.
Ahora se puede entender mejor esta paradoja de que el microprocesador sólo entiende y procesa un único lenguaje, pero la PC sirve para múltiples usos. Es necesario, entonces, contar con el programa y los recursos asociados que interpreten nuestras necesidades.

Esto suena sencillo, pero implica una serie de pasos y eventos que suceden en el interior de la PC, y el uso de varios de sus componentes. Podemos describir los siguientes pasos:
1- Encendido de la PC y rutina de inicio.
2- Establecimiento del sistema operativo.
3- Apertura del programa procesador de textos. (Por ej.)
4- Ingreso de datos (periféricos de entrada: puertos, teclado y mouse)
5- Procesamiento de la información
6- Salida de datos (periféricos de salida: puertos, impresora)
7- Cierre.

1- Encendido de la PC y rutina de inicio
Entre el encendido de la PC y el momento en que se encuentra en condiciones de ser operada por el usuario, pasa un tiemp (eterno para algunos) en el que suceden varias acciones encadenadas.
En primer lugar, con la alimentación eléctrica de la placa motherboard se ejecuta una rutina de inicio denominada POST (Power On Self Test o autotesteo de encendido), que se encuentra dentro de la memoria ROM de la placa. Esta rutina está destinada sólo a verificar el correcto funcionamiento de los elementos de hardware esenciales y necesarios para la operación de la PC (no verifica el joystick, por ejemplo) y la configuración del equipo. Se trata de esa serie sucesiva de pantallas monocromo poco agraciadas en modo sólo texto que preceden a la ventanita multicolor (en caso de utilizar Windows)

2- Establecimiento del sistema operativo
Finalizada la rutina de inicio y completado lo que se llama buteo o booteo, se carga el sistema operativo en la memoria, lo que deja vía libre al usuario para operar la PC. Hasta ese momento, el microprocesador ejecuta esas tareas bajo las órdenes de la rutina POST, que es la que manda. A partir de ahora, el comando lo toma el sistema operativo. Pero también entra en escena un elemento fundamental: el sistema de buses de información (bus de datos, buses de control y buses de direcciones) mediante el cual todos los periféricos están en contacto permanente con el microprocesador. Son los canales de información de los elementos que componen la PC o que están conectados a ella.
Una vez finalizada la carga del sistema operativo, y mientras no ejecutemos ninguna aplicación, el microprocesador estará en una especie de stand by, a la espera de órdenes, lo que en la práctica significa estar pendiente del ingreso de datos desde alguno de los periféricos de entrada.

3- Apertura del programa procesador de textos
Se produce, entonces, el primer ingreso de información mediante dos clic del mouse sobre el ícono de apertura del programa. El sistema operativo encuentra que el programa activo será el procesador de textos y acepta sus entradas como datos necesarios para el programa, los que colocará temporalmente en la memoria RAM.

4- Ingreso de datos
El canal "despierta" al microprocesador es el bus de direcciones. Por ahí le llega el aviso de que hay un periférico deseoso de enviar datos. Hasta tanto, el microprocesador va recorriendo todas las direcciones que corresponden a cada dispositivo (cada uno tiene una dirección diferente) que "pregunta" cuál necesita de su atención, hasta que en algún momento uno de ellos, cuando le toca el turno, se hace cargo de la pregunta. Es necesario remarcar que todos los dispositivos están constantemente registrando lo que sucede en el bus de direcciones, para saber cuándo deben o pueden entrar en escena.

5- Procesamiento de la información
En ese instrante, el microprocesador pone en funcionamiento otro canal, que es el bus de control, para indicarle al dispositivo que puede enviar datos. Ahí empieza el derrotero de los datos que se ingresan, que van desfilando secuencialmente hacia el microprocesador para ser almacenados en la memoria y, luego, procesados según las indicaciones de los programas en cuestión.

6- Salida de datos
Una vez procesados los datos, las modificaciones se presentan en el principal periférico de salida, el monitor. El microprocesador toma nuevamente el bus de direcciones y coloca en él la dirección de ese dispositivo. Cuando éste se percata del aviso, queda en posición de recibir datos. Siguiendo con el ejemplo del procesador de textos, en caso de que el usuario desee imprimir lo que escribió, se da esta orden:
- El microprocesador coloca todos los datos correspondientes en el bus de datos.
- A su vez, en el bus de direcciones, escribe la correspondiente al puerto donde está conectada la impresora.
- Al detectar su identificación, la impresora se pone en alerta sabiendo que va a entrar en acción.
- Utilizando el bus de control, el microprocesador le indica a la impresora que esos datos son para ella y que deben ser impresos.

Si luego de esta impresión no apagamos la PC, pero tampoco la usamos para otra actividad, el sistema vuelve a entrar en esa especie de stand by en el que el microprocesador sólo se dedica a visitar regularmente cada periférico de entrada. En caso de que el usuario no ingrese datos ni otros elementos lo hagan, como las conexiones de red o el modem, el procesador sólo ejecutará alguna rutina que se active por tiempo, como el protector de pantalla o el modo de suspensión del monitor. Si el usuario decide apagar el sistema, el microprocesador procederá a la rutina de cierre.

7- Cierre
El cierre se realiza en el siguiente orden:

- El sistema operativo cierra todas las aplicaciones activas (muchas de ellas se abrieron automáticamente, como antivirus, programas de reproducción multimedia, etc.)
- Verifica que no haya documentos modificados sin salvar y, en ese caso, avisa al usuario de esta situación para que elija qué hacer.
- Si hubo cambios en el sistema, los registra para que se mantengan en el próximo inicio.
- Apaga la máquina en caso de que esta acción pueda ser ejecutada por el software. En caso contrario, avisa al usuario que puede apagar el sistema manualmente.

Fuente: "Cómo funciona la PC", Andrés Mazzeo, MP Ediciones.