PowerPoint

Introducción

¿Para qué sirve un programa como PowerPoint? Se puede decir que PowerPoint es una aplicación que está dirigida fundamentalmente a servir de apoyo en presentaciones o exposiciones de los más diversos temas, proyectando una serie de diapositivas a través del ordenador. Una vez diseñada una pantalla, se puede convertir en una diapositiva o transparencia física para reproducirla en un proyector tradicional, o visualizarla desde el ordenador. Es muy apropiado para mostrar un proyecto personal, exponer un trabajo de investigación, desarrollar mapas conceptuales aprovechando sus posibilidades de hipervínculos y relacionar diferentes proyectos.
La filosofía del funcionamiento de PowerPoint es la misma que la de las diapositivas que vamos pasando manual o automáticamente, donde se nos muestran textos, gráficos, videos, sonidos, etc.


Guía de diseño de presentaciones con diapositivas

Al realizar una presentación con diapositivas, es el contenido el que debe centrar la atención de los espectadores. Seguramente deseará que las herramientas utilizadas, como las animaciones y transiciones, sirvan para resaltar sus argumentos, y no para llamar la atención del público hacia los efectos especiales.
Si su público lee de izquierda a derecha, diseñe diapositivas animadas para que los argumentos se desplacen hacia la izquierda. Entonces, para hacer hincapié en un elemento específico, intente hacer que se desplace desde la derecha. El cambio atraerá la atención del público y reforzará el contenido.
El mismo principio es válido para el sonido. Unas notas ocasionales de música o de sonido durante una transición o una animación atraerán la atención del público hacia la presentación. Sin embargo, el uso frecuente de los efectos de sonido podrá tener el efecto de que los presentes se distraigan y no capten el contenido.
También el ritmo de presentación influye en la respuesta del público: proyectar las diapositivas con excesiva rapidez cansará al público, y hacerlo con lentitud les aburrirá. Podrá utilizar las características de PowerPoint para ensayar el ritmo antes de realizar la presentación.
Durante el ensayo, no olvide comprobar el efecto visual de las diapositivas. Demasiado texto o imágenes pueden distraer al público. Si observa que ha utilizado demasiado texto, intente convertir una diapositiva en dos o tres y, a continuación, aumente el tamaño de la fuente del texto.

Crear una nueva presentación

Es posible crear una nueva presentación de diversas formas.
1 Podrá iniciar el trabajo con el Asistente para autocontenido, en el cual comenzará con una presentación con sugerencias de contenido y de diseño. El Asistente para autocontenido incluye muestras de presentaciones para una serie de temas (como por ejemplo, para una reunión de la organización o para hacer un plan de actividades).
2 Otro método para comenzar una presentación consiste en seleccionar una plantilla de diseño que determinará el diseño de la presentación, aunque no incluye contenido.
3 Crear su trabajo a partir de una presentación en blanco.

Crear una presentación a partir de una presentación en blanco

La nueva presentación utilizará la combinación de colores y los estilos de título y de texto de la presentación predeterminada.

1 En el menú Archivo, haga clic en Nuevo, a continuación, en la ficha General.
2 Haga doble clic en Presentación en blanco, a continuación, seleccione el
3 diseño de la primera diapositiva.
4 En la diapositiva de título, escriba el título y demás elementos que desee.
5 En la barra de herramientas, haga clic en Nueva diapositiva, desplácese para ver más diseños y, a continuación, seleccione el que desee para la siguiente diapositiva.
6 Agregue el contenido que desee y, seguidamente, repita los pasos 4 y 5 para cada nueva diapositiva.
7 Una vez que haya terminado, haga clic en Guardar en el menú Archivo.
8 Dé un nombre a la presentación, a continuación, haga clic en Guardar.

Sugerencia:
Para ver el aspecto de la presentación, haga clic en Presentación en la esquina inferior izquierda de la ventana de PowerPoint.

Crear una diapositiva que sea diferente del patrón de diapositivas

No todas las diapositivas tienen que seguir el patrón de diapositivas en todos los detalles. Una diapositiva puede usar un color de fondo o una trama de sombreado diferente de la del patrón, también puede suprimir un gráfico de fondo, tal como el logotipo de su organización, si desea que no aparezca en una determinada diapositiva. Para otra diapositiva, puede preferir usar un tamaño o color diferente para el formato del título o del texto o tener información diferente en un encabezado o pie de página Una diapositiva puede usar también una combinación de colores diferente de la del patrón.

Crear una diapositiva con un fondo diferente al del patrón

1 En la vista Diapositiva, muestre la diapositiva que desee cambiar.
2 En el menú Formato, haga clic en Fondo.
3 Haga clic en la flecha abajo, a continuación, en una opción (por ejemplo, haga clic en Efectos de relleno, a continuación, en Textura o en Trama).
4 Efectúe los cambios que desee y haga clic en Aplicar.

Nota:
"Los cambios que haga no afectarán a las otras diapositivas ni al patrón, salvo que haga clic en Aplicar a todas".

Agregar transiciones a una presentación con diapositivas

1 En la vista Diapositiva o Clasificador de diapositivas, seleccione la diapositiva o diapositivas a las que desee agregar una transición.
2 En el menú Presentación, haga clic en Transición de diapositiva.

Mostrar

1 En el cuadro Efecto, haga clic en la transición elegida, a continuación, seleccione las demás opciones que desee.
2 Para aplicar la transición a la diapositiva seleccionada, haga clic en Aplicar.
3 Para aplicar la transición a todas las diapositivas, haga clic en Aplicar a todas.
4 Para ver las transiciones, haga clic en Presentación con diapositivas.

Abrir una presentación

1 Haga clic en Abrir .
2 En el cuadro Buscar, seleccione la unidad haciendo clic en la misma.
3 En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contenga la presentación haciendo doble clic sobre ella.

Sugerencia:
Para abrir un archivo utilizado recientemente, haga clic en el nombre del archivo en la parte inferior del menú Archivo. Si no aparece la lista de los archivos utilizados recientemente, haga clic en Opciones en el menú Herramientas, haga clic en la ficha General y, a continuación, active la casilla de verificación Archivos usados recientemente.

Imprimir diapositivas, notas, documentos y esquemas

1 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
2 En el cuadro Imprimir, haga clic en el elemento que desee imprimir.

Insertar una imagen dibujada o escaneada

Hacer un dibujo en Paint o bien escanear una fotografía. Grabe en el directorio de trabajo habitual. Cuando desarrolle su presentación en Power Point y decida insertar el dibujo o la fotografía realice los siguientes pasos:
Menú, Insertar, Imagen prediseñada, Importar imágenes, seleccione para encontrar el dibujo la solapa Imagen y acepte dentro del cuadro de diálogo, luego seleccione la imagen y haga doble clic sobre ella.

Insertar número a las diapositivas

Diríjase al menú, opción ver, encabezado y pié de página, diapositiva allí debe seleccionar la opción número de diapositiva.

Notas del orador

Las notas del orador le serán de mucha utilidad al momento de imprimir todo aquello que desee entregar a su auditorio. Podrá colocar toda aclaración o consigna que considere necesaria.
Siga estos pasos:
Menú, Ver, Nota del orador. Allí puede escribir todo aquello que desee y al momento de imprimir junto con la diapositiva se imprimirán las notas escritas por usted.

Insertar Películas o Sonido

Diríjase al menú luego a la opción insertar, película y sonido.
Película de archivo y seleccione un archivo con extensión .AVI .
Sonido de archivo y seleccione un archivo con extensión .Wav.

Selección, copia y pegado

Dentro de la presentación puede encontrar objetos que desea pegar en otra diapositiva.
Seleccione el objeto, desde el menú de edición copie dicho objeto, diríjase a la diapositiva en la que desea pegar el objeto o bien inserte una nueva diapositiva. Desde el menú de edición pegue el objeto que había copiado y luego posiciónelo donde deba.

Animación de objetos o letras

Inserte una imagen en una diapositiva realizando los pasos que ya conoce:
Menú, insertar, imagen, imagen prediseñada, seleccione, inserte.
Con la imagen seleccionada realice los siguientes pasos:
Menú, presentación, personalizar animación. En efectos Animación y Sonido elija lo que le convenga y luego aplique vista previa hasta que se decida, una vez decidido acepte.
Si tuviera plaqueta de sonido agregue sonido y verifique igualmente con vista previa, luego acepte.

Botones de acción

Estos botones serán objetos que usted podrá agregar a su programa, al oprimirlos desencadenarán una acción determinada por usted.
Siga estos pasos:
Sobre una diapositiva determinada por usted diríjase al menú, presentación, botones de acción, seleccione el deseado, ubíquelo en la diapositiva y coloque en el cuadro de diálogo la acción deseada que se ejecutará al oprimir el mouse en la ejecución del programa.

Hipervínculo

Seleccione el texto u objeto que desea que se transforme en hipervínculo.
Luego dentro del menú seleccione la opción insertar, hipervínculo.
Verá a continuación un cuadro de diálogo, (la primera alternativa es realizar un hipervínculo URL que tienen relación con direcciones de Internet), por ahora utilice la segunda opción Dentro del archivo, luego oprima examinar y elija la diapositiva a la que vinculará el objeto y acepte.

Tabla

Si desea realizar una tabla sobre una diapositiva siga estos pasos:
Menú, insertar tabla o bien seleccione la diapositiva que contenga una tabla en su diseño.
Haga doble clic en la tabla y escriba el número de columnas y filas que necesita luego acepte.
Acomode a su gusto el ancho y alto de las mismas como el tamaño del objeto tabla. Ingrese datos. Para pasar de celda a celda oprima la tecla TAB. Si terminó haga clic fuera de la tabla.
Con el menú de dibujo puede cambiarle el color al fondo, a la letra, ponerle borde y agregarle líneas de división.

Gráficos Excel

Sobre una diapositiva ir a menú, insertar, gráfico o bien seleccionar la diapositiva que tenga dentro de su diseño un gráfico.
Haga doble clic sobre el gráfico y aparecerá una planilla de cálculos. La barra original de PowerPoint se transformará en una barra con opciones para la planilla. Si desea importar una planilla creada diríjase al menú, edición, importar archivo, de lo contrario cree su propia tabla.

Organigrama

Sobre una diapositiva ir a menú, insertar, imagen, organigrama o bien seleccionar la diapositiva que tenga dentro de su diseño un organigrama.
Haga doble clic sobre el organigrama. Si desea cambia el estilo diríjase al menú, edición, seleccionar, todo. Después de seleccionar vuelva al menú, estilos y elija el que se adecue a sus necesidades.
Utilice el menú para agregar mas ramas. Para salir del diseño del organigrama cierre con la cruz y acepte la actualización.

Pintar dentro de la diapositiva durante la presentación

Ejecutando la presentación se debe oprimir el botón derecho del mouse en cualquier lugar de la pantalla y seleccionar la opción pluma. Ya puede dibujar oprimiendo el botón izquierdo del mouse.
Si desea cambiar el color de la pluma, vuelva a oprimir el botón derecho y seleccione opciones de pintar, color de pluma.
Para continuar con la presentación deberá oprimir nuevamente el botón derecho del mouse y seleccionar flecha.

Opciones de Menú Ver

· Ver diapositiva: muestra la diapositiva.
· Ver esquema: muestra un listado de las diapositivas de la presentación y sus relaciones.
· Ver clasificador de diapositivas: muestra el contenido de cada una de las diapositivas.
· Ver página de notas: muestra el contenido de una diapositiva con las notas que escribió el orador.
· Ver presentación con diapositivas: muestra la presentación.

Grabar comprimido para llevar a otro disco

Una vez terminada la presentación siga los pasos que describen a continuación;
Menú, archivo, guardar, presentaciones portátiles (aparecerá el asistente de presentaciones portátiles). Seguirá varias instancias (Iniciar, oprima siguiente, Seleccione presentación activa y nuevamente siguiente, elija la unidad donde desea grabar y siguiente, seleccione la opción incluir archivos vinculados e incruste fuentes True Type si se desea, luego oprima siguiente, si va a instalar la presentación en un equipo que no tiene Power saque la marca que se encuentra en no incluir el visor y oprima siguiente, por último oprima terminar y le quedará grabado un archivo con extensión .PPT).