lunes, 28 de septiembre de 2009

INTRODUCCIÓN AL MANEJO DE BASES DE DATOS: ACCESS

¿CÓMO ORGANIZAMOS LOS DATOS PARA OBTENER INFORMACIÓN?

Al utilizar un programa específicamente diseñado para el procesamiento de textos, se pueden introducir datos en un documento y disponerlos en forma de tabla. También es posible efectuar una serie de operaciones elementales sobre esos datos; por ejemplo: realizar búsquedas de cadenas de texto en el documento; incrustar y vincular objetos; incluir otras tablas, imágenes y gráficos generados mediante otras aplicaciones, etc.
Si, en cambio, trabajamos con un programa como la planilla electrónica de cálculo, contamos con la ventaja de utilizar celdas, asignarles un contenido y obtener, a partir de esos datos, mediante fórmulas y funciones, el contenido de otras celdas de la hoja de cálculo. Pero suele resultar muy complejo el proceso de reutilizar los datos de una planilla para resolver otros problemas distintos de los que le dieron origen.
La tarea que lleva a cabo un sistema de gestión de bases de datos relacional pone a nuestra disposición una amplia gama de posibilidades para la manipulación de datos. Podemos realizar búsquedas en las que se involucren varios archivos y diferentes tablas contenidas en ellos, actualizar uno o más datos mediante una sola instrucción, generar informes, etc.
Tanto los programas para el procesamiento de textos como las planillas electrónicas pueden funcionar eficientemente para resolver problemas sencillos y con pocos datos; sin embargo, cuando se trabaja con gran cantidad de datos, la gestión de varios archivos de documento u hojas de cálculo independientes resulta tediosa y compleja. Incluso puede suceder que se exceda el límite de memoria del sistema o los límites de almacenamiento de datos permitidos por el programa.
El sistema de gestión de bases de datos Access emplea un lenguaje denominado SQL para la obtención de la información que se requiere. Permite definir consultas gráficas sobre la base de datos mediante secuencias de acciones sencillas, como seleccionar, hacer clic, arrastrar y soltar...
Algunas de las características más distintivas de Access son:
- Los únicos datos que se almacenan en tablas son los datos básicos, y para cualquier operación que se deba realizar sobre ellos se utilizará una consulta, un formulario o un informe; de esta forma, se mantiene un único almacenamiento de datos en memoria que puede utilizarse y reutilizarse para resolver distintos problemas que los involucren.
- Cuando se modifica la información básica, automáticamente quedan actualizados los informes, consultas y formularios relacionados.
- Es posible definir una forma de trabajo que permita que varios usuarios puedan compartir y actualizar datos, mientras que en una hoja de cálculo o documento, sólo una persona puede actualizarlos.

Una base de datos relacional es un sistema ideado para el manejo de datos organizados en una o varias tablas relacionadas entre sí. Un modelo relacional es, entonces, aquel en el cual los datos se almacenan en varias tablas separadas, las que se vinculan entre sí por medio de relaciones. Estas relaciones hacen posible ingresar datos en una tabla y conectarlos con uno o más registros de otra tabla mediante un campo identificado como campo conector de datos.

BASES DE DATOS

Las bases de datos son la piedra fundamental del futuro procesamiento de los datos, en consecuencia es necesario, ya sea para una empresa o institución, obtener datos exactos y oportunos para después generar información confiable.
Se puede concebir a la base de datos como un receptáculo en el que un organismo guarda todos los datos procesables y al cual acuden los diversos usuarios. Éste puede estar concentrado en un lugar determinado o puede estar distribuido en diferentes lugares físicos, interconectados mediante un sistema de telecomunicación. A las bases de datos tienen acceso programas de la más diversa índole.



LA BASE DE DATOS PUEDE DEFINIRSE COMO UNA COLECCIÓN DE DATOS INTERRELACIONADOS ALMACENADOS EN CONJUNTO SIN REDUNDANCIAS INNECESARIAS, QUE PUEDEN SER ACCEDIDOS POR DIFERENTES USUARIOS DE DIVERSAS FORMAS O VISTAS, SEGÚN LAS NECESIDADES.



Los datos deben hallarse a mano y ser fáciles de usar, debe representar una solución y no un obstáculo. El valor de este recurso depende de su accesibilidad, precisión, oportunidad y disponibilidad. Algunos registros se duplican para facilitar la reconstrucción de la base en caso de daño accidental, por eso se habla de evitar las redundancias innecesarias, que pueden resultar perjudiciales. La base de datos debe prestarse a una fácil reestructuración, en caso de que haya que agregar nuevos datos o utilizarla para nuevas aplicaciones.
En la estructura de una base de datos, son muy importantes los conceptos de Campo, Registro y Archivo.

- Campo: es la mínima unidad de información o simplemente un dato, una característica, un adjetivo de un objeto.
- Registro: es el conjunto de las características de un objeto, o un conjunto de campos referidos a un mismo objeto o entidad.
- Archivo: se puede definir como un conjunto de datos o información almacenado en forma permanente bajo un nombre determinado, o también como un conjunto de registros (éste es el más utilizado)


Dentro de una estructura de base de datos, definimos al campo en tres partes:

Nombre: es la identificación única del campo. Es conveniente que haga referencia al contenido, para evitar interpretaciones erróneas. Es de libre elección para el diseñador de la base de datos, teniendo en cuenta que no es posible la utilización intermedia de espacios en blanco ni símbolos especiales.
Tipo: identifica las características de los datos almacenados. Los campos pueden ser de tipo Numérico, Texto, Lógico (V o F), Fecha, Memo, Objeto OLE (gráficos, fotos).
Longitud: es la cantidad máxima de posiciones habilitadas para cada campo. Es fija, y debe ser definida por el autor de la base. Sin embargo hay un único campo de longitud variable, el campo Memo.


DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE BASES DE DATOS


Un sistema de bases de datos es un conjunto de diferentes estructuras físicas, que se van interrelacionando según las necesidades del usuario. Del buen diseño de una base de datos depende la eficiente utilización de la misma.
El diseño depende pura y exclusivamente del uso que uno quiera darle, no existe una receta única. Al hablar de diseño, nos estamos refiriendo al bosquejo o "dibujo" de la misma, con toda la estructura, nombres de campo, tipo y longitud de los mismo, como también la necesidad de definir la creación de una o más bases de datos para un manejo más eficiente.



ETAPAS EN LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE BASE DE DATOS: ANÁLISIS, DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y CONTROL


Análisis

Es una de las etapas de mayor importancia, ya que a partir de ésta, tomaremos conocimiento de las necesidades del usuario y de la organización.
Para llevar a cabo esta etapa, se utilizan una variedad de herramientas, entre las que podemos citar:
- Encuestas: se pueden realizar al personal en general, ya sea jerárquico o usuario.
- Visualización del lugar: no sólo en cuanto lo físico, sino de las tareas que se realizan allí y de qué modo.
- Asesoramiento: por el personal de la empresa.

Esta etapa no se considera finalizada al diseñar la base de datos, sino que se puede volver sobre ella, ya que la base esta en constante rediseño, hasta resolver todas las dudas que se presenten.


Diseño

Es también de gran importancia, ya que un mal diseño hace que se invalide todo el trabajo anterior. Partiendo de la información de la etapa de Análisis, y habiendo sacado las conclusiones correspondientes, se procede a realizar el diseño físico de las bases.
- Se establece la cantidad de bases de datos a generar. Se debe tener en cuenta que para un mejor manejo, es preferible una gran cantidad de bases de datos de menor tamaño que una única base de datos de gran tamaño.
- Los datos serán agrupados por afinidad, para lo cual hay que tener en cuenta la organización de la empresa, y su uso por las diferentes áreas.
- Definición del nombre de los campos a utilizar, es importante que sea un nombre representativo del contenido del campo.
- Elección del tipo de campo.
- Definición de la longitud del campo, es un tema importante ya que puede determinar que la información permitida sea demasiado restringida o que ocupe un excesivo lugar físico en el soporte de almacenamiento.
- Presentación de la base de datos al usuario, para su aprobación en cuanto al manejo de los datos.
- Generación de la base de datos a través de un programa administrador de bases de datos, teniendo en cuenta la capacidad de almacenamiento del soporte físico donde se creará.
- Nuevo análisis y posible rediseño.

Implementación

Podríamos definir la presente etapa como la puesta en marcha de todo el proceso, donde se harán los ajustes necesarios para el eficiente funcionamiento del todo el sistema de bases de datos. A partir de esta etapa se evaluarán las falencias de la misma y las necesidades de rediseño.
- Entrenamiento del personal
- Carga de los datos
- Contralor de los datos ingresados
- Verificación de la consistencia de los datos

Control

Esta etapa comienza con la de análisis y se extiende en el tiempo en forma constante.



OBJETOS DE LA BASE DE DATOS


Podemos decir que una base de datos es un conjunto de datos y objetos relacionados con un tema o propósito determinado. Una base de datos está formada por distintos objetos:

- Tablas: unidad donde se almacena el conjunto de datos de la base de datos.

LA TABLA ES LA ESTRUCTURA BÁSICA DE UN SISTEMA DE BASES DE DATOS


Éstos estarán organizados en filas y columnas. Hay cierta similitud con la presentación de una planilla de cálculo, donde:
- Cada fila corresponde a un registro.
- Los registros se dividen en campos (columnas)
- Los campos se componen del nombre de campo (fijo para todos los registros) y el dato (variable)

El conjunto de campos conforma el registro, y el conjunto de registros conforma la tabla.

- Consultas: se utilizan para mostrar, modificar y analizar datos de una o más tablas siguiendo distintos criterios. A la información proporcionada por una consulta se la denomina hoja de respuestas dinámica, porque cualquier dato que se modifique sobre ella será automáticamente actualizado en las tablas de origen.
- Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de forma más cómoda y atractiva. Su finalidad puede ser la presentación y edición de la información contenida en la base de datos, el ingreso de datos, etc. Se puede incluir también material gráfico y sonidos, como así también botones de comando para ejecutar distintas funciones o tareas destinadas al manejo de la información.
- Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimir.
- Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
- Módulo: programa o conjunto de instrucciones en leguaje Visual Basic.
- Filtro: conjunto de criterios mediante los cuales seleccionamos los registros que deseamos ver.

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