miércoles, 22 de julio de 2009

LAS PLANILLAS DE CÁLCULO Microsoft Excel

Así como el procesador de textos es una herramienta diseñada sobre todo para el procesamiento de palabras, la planilla de cálculo lo es básicamente, para la manipulación de números. Su utilización se extiende a:
☻ La realización de cálculos sobre la base del desarrollo de fórmulas
☻ La creación de gráficos, a partir de los datos introducidos en la planilla
☻ La gestión de la información mediante la aplicación de los elementos básicos de una base de datos: ordenar, localizar, seleccionar, etc.
Existe una gran oferta de este tipo de software, como el Excel, el Lotus 123, el Quattro Pro, etc. En este caso nos referiremos a la planilla de cálculo Excel, de Microsoft.

La ventana de Microsoft Excel

Como cualquier aplicación Windows, cuando se inicia una sesión de trabajo con la planilla de cálculo Microsoft Excel nos encontramos con una ventana que mostramos a continuación para luego describirla.





Partes de la ventanaBarra de título
Nos indica el nombre de la aplicación, y del documento en uso. Como el documento en uso aún no tiene nombre pues no ha sido guardado, podemos leer “Libro1” ya que éste es el nombre por omisión que Microsoft Excel da a sus documentos.


Barra de Menús
Contiene todos los comandos del Microsoft Excel. Desplegando cada uno de ellos nos encontraremos la lista de opciones de trabajo con el documento, agrupados según el concepto.


Barras de Herramientas
Constan de una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones sobre el documento dando un clic sobre ellos, sin necesidad de acceder al comando correspondiente en el menú. Por defecto en Microsoft Excel aparecen 2 barras de herramientas, la Estándar y la de Formato, respectivamente.


Barra de Fórmulas
Es donde se indica la posición del cursor en el documento de Microsoft Excel, y donde se ven y modifican los datos del mismo. Cuando tratemos el tema de Tipos de datos y Movimiento del cursor volveremos a hablar de esta barra.


Barra de Estado
Se encuentra en la parte inferior de la ventana y nos da, en la parte izquierda, información sobre la situación en que se encuentra el documento activo de Microsoft Excel; y en la parte derecha nos aclara si se encuentra activa alguna tecla del teclado.


Área de TrabajoEs la parte de la ventana de Microsoft Excel que contiene él o los documentos de trabajo en uso y que puede estar vacía en caso de que no haya ninguno abierto. Como veremos, los datos que necesitamos utilizar cuando realizamos una planilla de cálculo deberán ser introducidos en esta parte de la ventana. El o los documentos de Microsoft Excel se llaman LIBROS DE TRABAJO. Las partes del Libro de trabajo son:


☻ Área de datos
Es la parte central y más visible del Libro de trabajo y está formada por una retícula de color negro sobre fondo blanco llamada Hoja de cálculo. Cada uno de los casilleros que la componen se llama Celda.
Como se podrá observar en la imagen existe una celda con un recuadro más grueso. Pues bien, aquí es donde está ubicado el Cursor, es decir: el lugar en donde se insertarán los datos que se introduzcan mediante el uso del teclado. Por lo tanto, el cursor abarca la totalidad de una celda e indica que la misma se encuentra Activa.
☻ Etiquetas de hojas
Aquí es donde podemos seleccionar la hoja de cálculo con que queremos trabajar haciendo un simple clic sobre la etiqueta correspondiente siempre y cuando el número de hoja que deseemos se encuentre visible; en caso contrario deberemos utilizar los botones de desplazamiento que se encuentran en la parte izquierda. La hoja seleccionada es la que se encuentra activa.


* En el Microsoft Excel se pueden abrir hasta 255 hojas de cálculo. Cuando un nuevo libro se abre tendrá tantas hojas como lo disponga el menú HERRAMIENTAS / OPCIONES / GENERAL.


Algunos consejos para trabajar con hojas de cálculo♥ Por defecto, la hoja activa es la primera, en este caso, la Hoja 1. Puede activarse una hoja u otra sin más que hacer clic en la pestaña correspondiente. También pueden mantenerse activas varias hojas de cálculo al mismo tiempo, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se hace clic sobre las pestañas de otras hojas (si la hoja está activada, al hacer clic sobre su pestaña teniendo pulsada la tecla Ctrl, se desactiva y viceversa). Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas, se introducen también en las demás hojas activas, en las posiciones correspondientes.
♥ Si se presiona el botón derecho de mouse sobre alguna de las pestañas, se despliega el menú contextual, que nos permite insertar una nueva hoja de cálculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla, copiarla.
♥ La forma más sencilla de cambiar el nombre a una hoja de cálculo es hacer clic dos veces sobre la pestaña que lleva su nombre. El fondo de la pestaña pasa a ser negro, y se puede escribir directamente el nuevo nombre.
♥ Se puede cambiar el orden en el que aparecen las hojas de cálculo, haciendo clic y arrastrando con el mouse hasta la nueva posición.


☻ Barras de desplazamiento
Con ellas, tanto vertical como horizontalmente nos podemos desplazar a lo largo y ancho de la hoja activa.
☻ Títulos de columna
Una columna es un conjunto vertical de celdas. Cada columna tiene el nombre de una o dos letras partiendo desde la A hasta la IV sumando un total de 256.
☻ Títulos de fila
Una fila es un conjunto horizontal de celdas. Cada fila tiene el nombre de un número partiendo del 1 hasta el 65536.
☻ Nombres de las celdas
Cada una de las celdas del Microsoft Excel tiene un nombre formado por el de la columna que pertenece y luego por el de la fila en que se encuentra. Es decir: las celdas se llaman por ejemplo A1 y no 1A.
De todos modos, Microsoft Excel permite llamar a las celdas de otra manera. Vea el menú HERRAMIENTAS/OPCIONES/GENERAL y encontrará un estilo diferente de referencias a las celdas.


Movimiento del cursor


El presente título: “Movimiento del cursor”, en un manual de uso de cualquier otra aplicación que no sea una Planilla electrónica de cálculo, figuraría a posteriori del de: “Ingreso de datos” ya que normalmente para moverse hay que haber hecho “algo” primero. Sin embargo, en este tipo de aplicaciones nos podemos mover por el vacío.


Tipos de datos
Existen 3 tipos de datos que uno puede introducir dentro de la celda activa de Microsoft Excel.


* Texto
* Números
* Fórmulas


Estamos diciendo que estos 3 tipos de datos no pueden ser introducidos combinados dentro de una celda, es decir: solamente podremos insertar uno de ellos por celda.
Antes de introducir un dato cualquiera debemos decidir en qué celda queremos hacerlo, luego posicionarnos en dicha celda y verificar que en la barra de estado esté el cartel: Listo que nos indica que podemos proceder. Mientras estamos introduciendo el dato en cuestión, el cartel indicador de estado cambia a Introducir, el contenido del dato se comienza a ver en la celda activa y en la barra de fórmulas, y en esta última aparecen dos nuevos botones en su parte central.
Muy bien, ahora es el momento de terminar lo que estamos haciendo, es decir: confirmar la introducción del dato o arrepentirnos cancelando el proceso en que nos metimos para que el cartel indicador de estado vuelva a ponerse en Listo y volver a comenzar.


Introduciendo texto
Llamamos texto o rótulo a una cadena de caracteres que se introducen en una celda. Identificamos que hemos introducido un texto cuando, al confirmar, éste queda alineado a la izquierda de la celda.


Introduciendo números
Llamamos número o valor a un conjunto de caracteres numéricos que se introducen en una celda. En términos generales, nos estamos refiriendo a: los 10 dígitos numéricos; el carácter decimal; y los signos matemáticos como el menos (-), % o $. Identificamos que hemos introducido un número cuando, al confirmar, éste queda alineado a la derecha de la celda. Microsoft Excel acepta números hasta 15 dígitos.
Las fechas y las horas: no son otra cosa que números con un formato especial.


Introduciendo fórmulas
Llamamos fórmula a una expresión del tipo matemático que comienza con el signo igual (=), y que normalmente nos devuelve un valor numérico resultante de dicha expresión.
La introducción de fórmulas puede hacerse tanto en la barra de fórmulas como en la propia celda. La fórmula debe empezar con un signo igual (=) y a continuación, se irá construyendo utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Para introducir una fórmula se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar con el mouse la celda o la zona derecha de la barra de fórmulas.
2. Comenzar tecleando el signo igual. De esta forma, Excel ssabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una fórmula.
3. Teclear valores numéricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores. (+, -, *, /, etc.).
4. Terminar la introducción de la fórmula pulsando Enter (Intro)
Las funciones: fórmulas prediseñadas por Microsoft Excel para facilitar el trabajo del usuario.


Asistente de funciones
La mayoría de las fórmulas pueden necesitar uno o más argumentos. Si la fórmula contiene más de un argumento, éstos han de ir separados por el carácter punto y coma (;). Al escribir una fórmula no se deben incluir espacios en blanco, a no ser que vayan entre comillas. Ante la dificultad de escribir ciertas fórmulas muy complejas, disponemos del Asistente de funciones, que nos facilita este trabajo y nos guía en el proceso, ya que dispone de una gran contidad de fórmulas prediseñadas.
Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo se puede seguir el siguiente proceso:
1. Seleccionar la celda en la que se desee introducir la función (celda activa)
2. Hacer clic sobre el botón Asistente de funciones, que nos abrirá un cuadro de diálogo. A través de él elegiremos la función que deseamos utilizar. En cuadros de diálogo posteriores se podrán elegir los argumentos.
3. Existen distintas categorías de funciones disponibles en Microsoft Excel. Estas categorías clasifican el gran número de funciones disponibles en grupos más reducidos, por ejemplo, Financieras, Fecha y Hora, Matemáticas y Trigonométricas, Estadísticas, Lógicas, etc. También se nos muestra una lista de las funciones utilizadas recientemente. En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una breve descripción de la función seleccionada, así como de sus argumentos.
4. Después de seleccionar la función deseada se hace clic en el botón Aceptar, y se siguen las instrucciones del Asistente de funciones en el siguiente cuadro de diálogo que aparece, que permite definir los argumentos.
5. Al completar este cuadro, se hace clic en el botón Aceptar, para completar la función e insertarla en la celda activa.


Modificando datosCuando hemos introducido un dato cualquiera y necesitamos modificarlo, obviamente no es necesario que lo volvamos a introducir todo nuevamente. En consecuencia lo que debemos hacer es entrar en el proceso de Modificar datos. Esto puede hacerse haciendo doble clic en la celda donde se introdujeron los datos, o bien en la barra de fórmulas, donde se muestra el contenido de la celda activa.

Metodología de trabajo con planillas

Cada persona tiene su manera particular de trabajar, pero en principio podemos decir que cuando se trabaja con planillas de cálculo existe un método tradicional que se resume al siguiente ciclo:
1. Introducción de datos numéricos y de texto.
2. Establecimiento de formatos básicos (como anchos de columna, altos de fila, porcentajes, formatos de fecha y hora, etc.) que nos permitan la correcta visualización de los datos introducidos.
3. Introducción de fórmulas y copiado de las mismas.
4. Asignación de formatos numéricos específicos.
5. Acabado final de la planilla en cuanto a presentación (colores, fuentes, bordes, etc.)
6. Realización de gráficos, si es el caso.
7. Preparación de impresión.

Las 3 premisas básicas

1. No se deben confundir los contenidos de una celda con los formatos de ella.
Muchas veces, principalmente en el caso de datos numéricos específicos como fechas y horas, Microsoft Excel asigna formatos a las celdas sin nuestra intervención. Para no entrar en la confusión mencionada es preciso recordar siempre los 3 tipos de datos posibles que pueden introducirse en una celda. Por ejemplo, muchas veces la longitud de la celda no permite ver todo el contenido, que sí puede verse en la barra de fórmulas.

2. Todo lo que hacemos con una planilla electrónica de cálculo lo hacemos en bloques o rangos.
Un bloque o rango es un conjunto de celdas que hemos seleccionado, y así como cada celda tiene un nombre, los bloques también tienen nombre. El nombre de un bloque comienza con la celda superior izquierda del mismo y termina con la celda inferior derecha, separados por el símbolo de los dos puntos (:). Por ejemplo, el rango E8:F12
Una celda activa (por ejemplo: J9) también puede ser un bloque si en lugar de sólo expresar su nombre nos referimos a ella como J9:J9.

3. Cuando introducimos fórmulas, y en ellas existen direcciones o nombres de celdas, estos están expresados en términos relativos.
Este concepto de relatividad tiene efecto fundamental para el entendimiento de la metodología de trabajo con planillas electrónicas de cálculo como el Microsoft Excel.

Relatividad de contenidosEste concepto, referido a la introducción de fórmulas, significa que en dicha fórmula no debemos incluir valores numéricos como factores de la operación matemática que realizamos, sino las direcciones de celda donde se encuentran dichos valores numéricos, de manera que al modificar los datos se produzca un cambio en el resultado de la expresión.


Relatividad de posiciones
Esta segunda parte del concepto de relatividad referido a la introducción de fórmulas significa que es de vital importancia la celda activa donde estamos ingresando la expresión. Cuando se introduce una fórmula, por ejemplo si en la celda D2 se introduce la fórmula =(B2+C2)/2, el programa interpreta lo siguiente:

=(2 a la izquierda + 1 a la izquierda)/2
Ya que B2 se encuentra 2 celdas a la izquierda de D2, y C2 a 1 celda a la izquierda

Cuando queremos trasladar la fórmula para el resto de la columna D, debemos simplemente copiarla, quedando para la celda D3 =(B3 + C3)/2, ya que se sigue interpretando la expresión subrayada.

Copiar y PegarCuando queremos que el contenido (no el formato) de una celda cualquiera se repita en otra estamos necesitando ingresar en el proceso de copiar y pegar que como su nombre lo indica tiene 2 etapas: origen y destino.
a) Señalamos el bloque de celdas que queremos copiar, es decir el bloque de origen. Una vez hecho activamos el menú EDICIÓN/COPIAR.
b) Señalamos el bloque en donde queremos que se copien los datos, es decir el bloque de destino. Una vez hecho activamos el menú EDICIÓN/PEGAR.


Otra forma consiste en seleccionar la celda origen y mediante el puntero de copiado (+), que se obtiene situando el mouse en el punto que está en la esquina inferior derecha de la celda, arrastarla cubriendo el rango deseado.

ABSOLUTIZACIÓN DE CELDAS:

Absolutizar celdas significa quitarle el concepto de relatividad posicional a una dirección que se encuentra incluida en una fórmula. Dicho en otras palabras, consiste en mantener constante una dirección de celda o parte de ella, a fin de que no se modifique al copiar la fórmula.

La metodología para realizar la absolutización es la siguiente:
El signo $ delante del nombre de la columna, y el signo $ delante del nombre de la fila (siempre referidas a la dirección de la celda en cuestión) no altera el resultado para la celda en que estamos ubicados, pero en el proceso de copiado y pegado, evita que funcione la relatividad posicional, y la dirección de celda absolutizada queda fija en el bloque destino.
No es necesario introducir estos signos a mano, sino que podemos introducirlos colocando el cursor inmediatamente después de la dirección de celda que deseamos absolutizar y presionando la tecla F4, lo harán automáticamente. Si presionamos sucesivamente dicha tecla, el signo se ubica delante de la columna y la fila, sólo de la columna, sólo de la fila o se quita.

REFERENCIA CIRCULAR

Una referencia circular se produce cuando en la celda activa introducimos una fórmula con una dirección de celda, donde a su vez hay otra fórmula que incluye la dirección de la celda activa. Por lo tanto, ambas fórmulas dependen una de la otra y la operación matemática es imposible de resolver, ya que se entra en un "círculo vicioso" llamado por Microsoft Excel, "referencia circular".

EL PROCESAMIENTO DE PALABRAS Microsoft Word

Los procesadores de texto o procesadores de palabras facilitan la labor de escritura al permitir la confección, la corrección y la obtención de documentos con calidad marcadamente superior a la que ofrece la máquina de escribir. Para obtener un texto con un procesador de palabras, deben considerarse las siguientes instancias:
¨ El tipeado del texto
¨ La edición del texto
¨ El formato del documento
¨ La revisión del documento
¨ El almacenamiento del archivo en disco
¨ La impresión del documento

Al ejecutar un procesador de textos, como Microsoft Word, encontraremos una pantalla similar a cualquier ventana de Windows, pero que además consta de otros elementos, como regla, punto de inserción, barras de herramientas; que hacen posibles los pasos descriptos anteriormente.


TIPEADO Y ALMACENAMIENTO DEL TEXTO

Es más sencillo ingresar un texto con un procesador de palabras que con una máquina de escribir. A medida que se escribe, el punto de inserción se desplaza hacia la derecha y el texto se ajusta automáticamente entre los márgenes izquierdo y derecho. En los casos en que una palabra exceda el espacio disponible en el renglón, el procesador la coloca completa en el renglón siguiente. Por lo tanto, no se debe presionar la tecla Enter al final del renglón, sino sólo cuando finaliza un párrafo.

Para desplazar el punto de inserción, se utilizan las teclas de desplazamiento del cursor o el mouse, nunca la barra espaciadora.

A medida que se tipea un texto, éste es almacenado en la memoria RAM, aun cuando no se visualice completamente en pantalla. Como esta memoria es transitoria, resulta necesario guardar el texto producido en disco, es decir, crear un archivo que permita recuperar el texto más tarde. La extensión que automáticamente se agrega a los archivos de Word es DOC, por ejemplo; ESCRITOS.DOC.

¿Guardar o guardar como...?
Ambas opciones almacenan un documento en disco generando un archivo cuyo nombre y ubicación en determinada carpeta o unidad es elegido por el usuario. La ubicación por defecto es la carpeta MIS DOCUMENTOS. Su extensión, (si no se modifica) es DOC.
Guardar
Se utiliza para dar nombre por primera vez a un archivo (en cuyo caso nos remite a la ventana Guardar como...), y también en los casos en que se quiere almacenar una versión actualizada sin cambiar el nombre ni ubicación.
Guardar como...
Se utiliza en los casos en que se desea guardar un archivo (modificado o no) con otro nombre, o bien almacenarlo en otra unidad o directorio.

DISEÑO DE LA PÁGINA

La apariencia de un documento queda determinada por:
¨ El tamaño del papel
¨ La orientación de la página (horizontal o vertical)
¨ Los márgenes (izquierdo, derecho, superior e inferior)
¨ El encabezamiento y el pie de página
¨ La numeración de las páginas
¨ El interlineado (simple, doble, etc.)
¨ El uso de columnas de estilo periodístico.

Estos atributos pueden variar dentro de un mismo documento, dividiéndolo en secciones. Una sección es una parte del documento en la que se establecen ciertas opciones del formato de una página.

Configuración de la página
El tamaño y la orientación de cada página del archivo se establecen con la opción Configurar página (Page Setup) del menú Archivo. Esta determinación se ajusta a la característica del papel que se va a imprimir.
Otras opciones dentro de Archivo/Configurar página son:
Márgenes: el margen es la distancia desde el comienzo del texto hasta el borde del papel. La configuración de los márgenes determina el ancho y el alto del área principal del texto. El encabezamiento se imprime en el área que deja el margen superior. El pie de página, en el área que deja el margen inferior. El número de página, puede imprimirse tanto en el área del margen inferior como el del superior.
Tamaño del papel: especifica sus dimensiones. Las más comunes son: A4 (210 x 297 mm), CARTA (216 x 279 mm) y OFICIO (216 x 356 mm).

IMPRESIÓN DEL DOCUMENTO

Antes de imprimir un documento es aconsejable conocer y utilizar las posibilidades que ofrecen los procesadores de texto para visualizar todos los detalles del documento. Éstos tienen opciones como Vista preliminar o Presentación preliminar, que permiten mostrar el documento en pantalla con el mismo aspecto que tendrá cuando se lo imprima.
De esta manera, se puede controlar que los márgenes, encabezamientos, pie de página, números de página, etc., se encuentren dentro del área de impresión.
Al emitir la orden de impresión, el formato del documento se traduce a un conjunto de instrucciones. Luego, el código se envía a la impresora, la que interpreta las instrucciones y se genera el documento impreso. Éste puede incluir el documento completo, sólo algunas páginas o un área seleccionada, según la orden que dé el usuario.


COMPAGINACIÓN Y DISEÑO

La función principal que realiza un procesador de textos es la edición de documentos, lo cual implica redistribuir y organizar su contenido por medio de la modificación del texto. Modificar un texto significa borrar o agregar caracteres, palabras o párrafos, mover o duplicar párrafos en el mismo documento o en otros, etc.
Una vez editado, se puede modificar el aspecto del documento en forma sencilla para otorgarle una buena presentación.

EDICIÓN DE TEXTOS

La edición comprende diversas acciones para una selección del texto sobre el que se efectuarán las modificaciones, que pueden ser de supresión, traslado, copiado o inserción.

Selección del texto
La selección de un texto se puede realizar con el teclado o con el mouse. Para ello, se coloca el puntero de inserción al comienzo de un texto y luego:
Si se trabaja con el teclado, se presionan simultáneamente la tecla Shift (Mayúsculas) y una de las teclas de desplazamiento del cursor (flechas), hasta donde se quiera seleccionar.
Si se trabaja con el mouse, éste debe arrastrarse hasta visualizar en forma resaltada el texto deseado.
Otra forma de seleccionar con el mouse, es cliquear en el margen izquierdo del texto, con el puntero en modo de selección de textos (flecha orientada hacia la derecha), donde un clic selecciona la línea, dos clics un párrafo y tres todo el texto.
Para seleccionar todo, también se utiliza la combinación de teclas Control (CTRL) y E, o bien en el Menú Edición, la opción Seleccionar todo.
Supresión de textos:
Para suprimir el texto seleccionado, podemos elegir en el Menú Edición la opción Cortar, o bien hacer un clic sobre el ícono correspondiente en la Barra de Herramientas. También podemos encontrar el ícono de Cortar en el Menú Contextual que se abre al presionar el botón derecho del mouse. Otra posibilidad es utilizar la tecla Suprimir (SUPR o Del) en el teclado.
Al cortar un texto, éste desaparece de la pantalla pero no se borra de la memoria RAM: queda guardado provisoriamente en el portapapeles. Esta memoria temporaria permite que el texto sea utilizado nuevamente en acciones posteriores de traslado o de copiado. Al ejecutarse esta acción, se activa el ícono Pegar.
Traslado e inserción:
Para trasladar la selección, luego de suprimirla de su ubicación original, se debe llevar el puntero de inserción hacia la nueva posición y luego elegir del Menú Edición la opción Pegar o hacer clic sobre el ícono correspondiente en la Barra de Herramientas o en el Menú Contextual.
Copiado:
Para copiar o duplicar un texto, éste debe ser seleccionado y luego hay que elegir en el Menú Edición la opción Copiar, o hacer clic en el ícono correspondiente de la Barra de Herramientas. Podemos encontrar también el mismo ícono en el Menú Contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del mouse. Al realizar esta acción, el texto seleccionado se almacena en el portapapeles. Luego, se debe ubicar el puntero de inserción en la nueva posición en la que queremos insertar el texto, y se elige en el Menú Edición la opción Pegar, o bien se elige el botón Pegar en la Barra de Herramientas.

Las acciones de traslado y de copiado pueden realizarse de un documento a otro. Con ese fin, deben abrirse simultáneamente ambos documentos y cada uno de ellos ocupará una ventana. El texto que se quiere trasladar o copiar se selecciona de uno de los documentos (ventana activa), se guarda en el portapapeles y por medio de la opción Ventana en la Barra de Menúes, se activa el otro documento. Luego se elige en el Menú Edición la opción Pegar, y el texto cortado o copiado aparece en ese último documento. Si se quieren visualizar ambos documentos a la vez, se utiliza el comando Organizar todo del Menú Ventana, el cual divide la pantalla en tantas partes como ventanas abiertas haya.

FORMATEO DE TEXTOS

Las órdenes de formateo de texto permiten modificar el aspecto de un documento, es decir, otorgan una forma particular a sus caracteres, a sus párrafos, etc.

Formato de fuente:
Está dado por la elección de la fuente (tipo de letra y su tamaño) y la aplicación de estilos. Cada fuente posee un nombre que la identifica, por ejemplo Times New Roman es el diseño utilizado por el periódico londinense del mismo nombre; Courier New es el diseño empleado por las máquinas de escribir estándar; Symbol es la fuente cuyo diseño incluye los caracteres griegos y los símbolos matemáticos más usados.
Los estilos son prácticamente los mismos para todas las fuentes, es decir, que cualquier fuente puede ser representada normalmente en:
¨ Normal
¨ Negrita
¨ Cursiva
¨ Negrita cursiva.

Además de estos estilos, pueden aplicarse otros atributos, como subrayado, color, sombra, contorno, etc. Éstos pueden aplicarse en la opción Fuente del menú Formato.
Una forma rápida de aplicar una fuente determinada, especificar su tamaño y darle un estilo consiste en seleccionar el texto y hacer clic en los botones correspondientes de la barra de herramientas.

Formato de párrafos
Alineación
:
¨ A la izquierda: significa que todos los renglones comienzan exactamente en el margen izquierdo (o en la sangría izquierda), sin importar la relación que guarden con el margen derecho (o con la sangría derecha.
¨ A la derecha: significa que todos los renglones terminan exactamente en el margen derecho (o en la sangría derecha); no se tiene en cuenta la relación que guardan con el margen izquierdo (o con la sangría izquierda).
¨ Justificado: en cada renglón se añadirán los espacios necesarios para conservar simultáneamente la alineación a la izquierda y la derecha.
¨ Centrado: significa que en cada línea las distancias a los márgenes (o a las sangrías) izquierdo y derecho son iguales.

La sangría aplicada a un párrafo fija la distancia entre el texto y los márgenes izquierdo y derecho. También existen las sangrías especiales (primera línea y francesa) Todas ellas pueden aplicarse a través de la ficha sangrías y espacios del menú Formato/Párrafo y también a través de los botones correspondientes en la regla que aparece en la parte superior del área de trabajo de Microsoft Word.
Las marcas de fin de párrafo (¶) son algo más que señales indicadoras de que se activó la tecla Enter: contienen toda la información del formato que se aplicó a ese párrafo, como por ejemplo, la alineación, las sangrías, los bordes.
Para mantener el formato de un párrafo al copiarlo o trasladarlo se debe incluir en la selección la marca de fin de párrafo.

También es posible aplicar tabulaciones con Formato / Tabulaciones, que además permite aplicar caracteres de relleno (puntos, rayas, etc.). Una vez fijados los marcadores, para tabular un texto sólo basta con presionar la tecla Tab.

Bordes y sombreado:
Para aplicar bordes y efectos de sombra a un párrafo, con opciones de color y trama, se debe seguir la secuencia Formato / Bordes y sombreado.

Corrección de un documento:
La corrección ortográfica de un documento se hace por medio de un diccionario incorporado al programa. Gracias a éste, el procesador de palabras detecta las palabras que no reconoce y propone los reemplazos. El usuario puede aceptar la corrección, ignorarla o validar la incorporación de nuevos términos en el diccionario.
La sugerencia de reemplazos se realiza con algoritmos que comparan patrones de grupos de caracteres similares. Dada la complejidad de los métodos de tratamiento de cada idioma y, en especial, de la lengua española, a veces no se reconocen palabras o se sugieren palabras inapropiadas.

FUNCIONES AVANZADAS
TABLAS

El uso de tablas proporciona al documento un estilo objetivo e informativo. Además éstas imponen una estructura al texto que permite recorrer el mensaje en dos sentidos: horizontal y vertical. La información se presenta así, ordenada y clasificada. Las tablas hacen legible un escrito, permiten separar lo que no debe ir junto y unir lo que sí debe estarlo, resaltar conceptos importantes, etc.
Una tabla consta de filas y columnas. La intersección de ambas se denomina celda. Una celda puede contener números, textos o gráficos. Si se aplican convenientemente bordes y sombreados, una tabla puede adquirir el aspecto de un formulario.
Existe una opción del menú exclusiva para trabajar con tablas. Para crear una, la secuencia es Tabla / Insertar tabla, o bien se hace clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas. En ambos casos de debe definir la cantidad de filas y columnas deseadas. También pueden dibujarse manualmente utilizando la barra de Tablas y bordes, que se despliega al hacer clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas.
Al trabajar con tablas, se pueden realizar distintas acciones, las cuales se describen en el menú:
¨ Seleccionar (fila, columna, tabla): una vez insertada la tabla, antes de comenzar a trabajar con ella se la puede seleccionar, entera o en partes, utilizando el mouse o las opciones de selección del menú.
¨ Insertar, eliminar, combinar, dividir: estas opciones permiten manipular grupos de celdas. Con ellas se pueden agregar filas o columnas o bien agrupar o dividir celdas.
¨ Autoformato de tablas: establece un formato automáticamente según modelos preestablecidos.
¨ Ordenar: permite establecer distintas prioridades de ordenamiento (alfabético, numérico, cronológico)

COLUMNAS DE ESTILO PERIODÍSTICO

Un documento (texto, tablas, gráficos) puede presentarse en columnas de estilo periodístico, las cuales pueden tener o no el mismo ancho; a su vez, a lo largo del documento, la cantidad de columnas en las que se dispone su contenido puede variar. Para modificar el ancho de cualquier columna, se arrastra el marcador sobre la regla hasta obtener la medida deseada.
Al trabajar con columnas, se observa que el texto se desplaza desde la parte inferior de una de ellas para continuar en la parte superior de la siguiente.
El procesador de palabras dará formato de columna a toda la sección del documento donde se encuentra el puntero de inserción, al hacer clic en la barra de herramientas sobre el botón correspondiente, o bien ejecutando la secuencia Formato / Columnas...
En el primer caso, se debe señalar con el mouse la cantidad de columnas deseadas, y todas tendrán el mismo ancho. En el segundo caso, aparecerá un cuadro de diálogo en el cual se podrá determinar la cantidad y el ancho de las columnas, la distancia de separación entre ellas y la aplicación de este formato a una parte o a la totalidad del documento.
Si se desea aplicar columnas a sólo una parte determinada del texto, deberá entonces seleccionarse previamente el texto elegido.

INSERCIÓN DE IMÁGENES

La incorporación de imágenes en un texto cumple distintas funciones, por ejemplo, clarificar un concepto, embellecer la página, ornamentar o ilustrar un texto escrito. Otras veces se incorpora una imagen para atraer la atención del lector o para realizar representaciones simbólicas, como en el caso de los logotipos.
Existen dos formas de insertar gráficos, imágenes o dibujos en general: importándolos o copiando la imagen almacenada en el portapapeles.
¨ Para importar un gráfico generado por otra aplicación, se debe ejecutar la secuencia Insertar / Imagen. Esto nos lleva a un menú en el que debemos indicar la aplicación, luego de lo cual se desplegará un cuadro de diálogo, donde se deberá indicar el nombre del archivo que contiene la imagen.
¨ Para almacenar una imagen en el portapapeles se debe activar la aplicación en la cual ésta se generó, seleccionarla y copiarla. Luego se accede al procesador de palabras y se la pega en la posición deseada. El punto de inserción determina el lugar del documento donde se ubicará la imagen.
¨ Para cambiar el tamaño de una imagen se la selecciona haciendo clic sobre ella, y mediante el mouse se posiciona el puntero del mouse en los nodos que aparecerán. El puntero tomará la forma de una doble flecha, la que nos indica que al arrastrar se modificará el tamaño.

HERRAMIENTAS DE DIBUJO

La barra de herramientas de Dibujo permite no sólo dibujar sino también manipular y dar formato a todo tipo de ilustración. Para visualizarla podemos hacer clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas o bien a través del menú Ver / Barras de herramientas / Dibujo.
A través de la barra, se puede seleccionar objetos, girarlos, trazar cuadros de texto, figuras geométricas, líneas y flechas. También se pueden insertar objetos de Word Art (formatos de fuente prediseñados), color de relleno y de línea.
Presenta además, dos menús, Dibujo y Autoformas. El menú Dibujo despliega un conjunto de acciones básicas como agrupar, desagrupar, ordenar, alinear, girar.
El menú Autoformas contiene líneas, figuras geométricas, flechas de bloque. Una vez elegida la forma, se hace clic sobre ella y se arrastra con el mouse hasta obtener el tamaño deseado. Si se quiere adjuntar un texto, se debe hacer clic sobre la forma elegida y presionar el botón derecho del mouse y se elige Agregar texto en el menú contextual.
El botón Word Art de la barra de herramientas Dibujo permite agregar efectos especiales al texto, por ejemplo, sombreado, asimetría, estirado, etc,. Una vez insertado un elemento de Word Art, aparece la barra de herramientas en la que encontramos entre otros, un botón que nos permite elegir la forma del texto.

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